ANALISIS JABATAN (JOB ANALYSIS)
A. PENGERTIAN ANALISIS JABATAN
Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk menganalisis
pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa
harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga memuat informaasi tentang suatu
jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan
tersebut dengan baik.
Berikut ini adalah beberapa pengertian
analisis jabatan menurut beberapa ahli.
1) Drs. M Manullang mengungkapkan job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu
proses untuk membuat uraian sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut
diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk menilai kebutuhan akan jabatan
tersebut.
2) Prof. Dr. Komaruddin mengungkapkan analisis
jabatan adalah proses untuk memperoleh segenap fakta jabatan yang berhubungan.
Biasanya analisis jabatan itu mencakup penciptaan pernyataan tertulis yang
terpisah.
3) Drs. Moekijat mengungkapkan analisis jabaran
merupakan hal yang penting dalam manajemen kepegawaian, karena hasilnya dapat
digunakan hampir dalam semua program kepegawaian.
Langkah-langkah menganalisis jabatan:
- Mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan
- Menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis
- Pemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisis
- Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu
- Menyiapkan uraian jabatan
- Menyiapkan spesifikasi jabatan
- Hasil anallisis jabatan berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut.
Ø Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang menggambarkan
bagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukan untuk
suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi jabatan dicantumkan nama jabatan,
kode jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun, nama departemen, lokasi,
hubungan lini (hubungan dengan atasan langsung), kondisi kerja, dan waktu
kerja.
Ø Spesifikasi pekerjaan
(job specification), yaitu suatu daftar yang berisi
tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan serta karakteristik lain yang
harus dimiliki seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalam
spesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain fisik (tinggi,
berat, dan wajah), mental, pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan status
perkawinan.
Ø Desain pekerjaan (job design), yaitu suatu proses rancangan pekerjaan
dengan penentuan tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaan
tersebut dengan pekerjaan lain yang masih berada dalam naungan perusahaan.
B. METODE ANALISIS JABATAN
Ada empat metode yang digunakan dalam
proses analisis jabatan untuk pengumpulan data terhadap suatu jabatan, antara
lain sebagai berikut.
1)Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu
pengumpulan data menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya,
kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi.
2)Pengamatan (observation), yaitu pengumpulan data dengan cara
mengamati langsung di tempat. Hasil pengamatan tersebut langsung dicatat untuk
diolah menjadi informasi untuk jabatan tersebut.
3)Wawancara (terview), yaitu pengumpulan data dengan mengajukan
pertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan mencatat jawabannya untuk diolah
menjadi informasi yang diperlukan.
4)Menulis laporan pekerjaan secara
singkat.
C. JABATAN ADMINISTRASI DAN URAIAN TUGASNYA
Konsep SKKNI Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia yang
selanjutnya disebut SKKNI adalah rumusan kemampuan kerja yang mencakup aspek
pengetahuan, keterampilan dan/atau keahlian sikap kerja yang relevan dengan
pelaksanaan tugas dan syarat jabatan yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
1.Office administrative (administrasi kantor) Melakukan fungsi
resepsionis dan menjalankan tugas-tugas administrasi seperti
·
membuat
naskah sederhana, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software
yang sesuai.
·
menerima
dan meneruskan telpon masuk kepada yang dituju.
·
menggunakan
peralatan kantor seperti faksimili, mesin photocopy dan lain-lain.
·
menerima
dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju.
·
menerima
dan mengantar tamu.
· pengarsipan
dan memasukan data dalam lingkup dan konteks yang terbatas di bawah pengawasan
langsung dan sesuai arahan atasannya.
Tidak bertanggung jawab terhadap pekerjaan orang lain.
2. Junior administrative assistant (sekretaris yunior) Menjalankan
tugas-tugas administrasi seperti
·
membuat
dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software yang
sesuai,
·
menggunakan
internet untuk mencari data.
·
Menerima
dan meneruskan telpon masuk kepada yang dituju,
·
menerima
dan mengantar tamu,
·
menerima
dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju,
·
pengarsipan
dan memasukan data,
·
menggunakan
peralatan kantor seperti faksimili, mesin photo copy, LCD, OHP, scanner, dan
lain-lain.
·
Membantu
pekerjaan yang dilimpahkan oleh administrative assistant maupun executive
assistant.
·
Melakukan
fungsi resepsionis.
3. Administrative assistant (sekretaris) Menjalankan tugas-tugas yang
mendukung administrasi bisnis dan memerlukan pengalaman tambahan serta yang
dibawahi oleh beberapa penyelia. Tugas-tugas antara lain dan aktifitas
pendukung seperti
·
penggunaan
internet untuk analisa,
·
membuat
dokumen lembar kerja dan bahan
presentasi melalui pemakaian software yang sesuai,
·
menerima dan
meneruskan telpon masuk kepada yang dituju,
·
menerima dan mengantar
tamu,
·
pengarsipan, word
processing,
·
menerima dan
meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju,
·
pengarsipan dan
memasukan data, menggunakan peralatan kantor seperti faksimili, mesin photo
copy, LCD, OHP, scanner, dan lain-lain.
4. Executive
administrative assistant (sekretaris eksekutif) Menjalankan tugas-tugas yang
mendukung administrasi manajemen bisnis dan membawahi beberapa administrative
assisstant (sekretaris). Tugas-tugasnya antara lain mendukung kegiatan
administrasi manajemen. Seorang executive administrasi perlu memiliki beberapa
kualifikasi berikut.
·
Keterampilan yang
ekstensif dalam menerapkan prinsip-prinsip manajemen administrasi dengan
menggunakan beberapa metode serta kemampuan memimpin.
·
Harus mahir dalam
menggunakan komputer, memiliki kepemimpinan tingkat atas, kemampuan
berkomunikasi dan mampu berinteraksi dengan seluruh pimpinan/manajemen.
·
Dapat membawahi
beberapa administrative assisstant (sekretaris).
5. Office
Administrative Manager (manajer administrasi kantor) Menjalankan tugas-tugas
yang mendukung administrasi manajemen perusahaan dan membawahi beberapa
administrative assisstant. Tugas-tugasnya antara lain mendukung kegiatan
administrasi manajemen perusahaan dan menjamin kelancaran menajemen perusahaan
sesuai dengan visi dan misi organisasi. Melaksanakan kegiatan eksternal dan
untuk memastikan manajemen organisasi sesuai dengan harapan pelanggan. Seorang
Office Administrative Manager perlu memiliki beberapa kualifikasi berikut.
- Keterampilan yang ekstensif dalam menerapkan prinsip-prinsip manajemen organisasi dengan menggunakan beberapa metoda serta kemampuan memimpin.
- Memiliki kemampuan tinggi dalam menggunakan sumber daya kerja serta memiliki kepemimpinan tingkat atas, kemampuan berkomunikasi dan mampu berinteraksi dengan seluruh pimpinan/manajemen dan pelanggan organisasi.