JENIS-JENIS ADMINISTRASI
A.Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Setelah memahami apa itu administrasi baik
secara bahasa dan pengertian umumnya berikut
ini merupakan penjelasan definisi administrasi menurut para ahli. Ada banyak
sekali ahli yang mengutarakan definisi administrasi, diantaranya adalah:
1. Ulbert
Administrasi dalam arti luas yaitu penyusunan dan
pencatatan data atau informasi secara sistematis baik eksternal maupun internal
yang bertujuan untuk menyajikan keterangan dan mendapatkannya kembali secara
lebih mudah baik sebagian saja maupun semuanya. Sementara itu, dalam arti
sempit seringkali disebut juga sebagai tata usaha.
2. Willam Leffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi merupakan bagian dari
ilmu menejemen yang masih berkaitan dengan pelaksanaan aktivitas perkantoran
baik dimana saja dan kapanpun pekerjaan tersebut dilakukan.
3. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo
Administrasi yaitu suatu proses dan tata kerja yang
ada dalam setiap usaha, baik itu usaha kenegaraan ataupun swasta, militer atau
sipil, skala besar maupun kecil.
4. Munawardi Reksohadiprowiro
Administrasi dalam arti sempit berarti pemerintahan,
termasuk pula pengaturan yang rapi dan sistematis. Selain itu juga upaya
penentuan fakta dan ditulis agar mendapat pandangan yang komprehensif dan
keterkaitan antara fakta satu dengan lainnya.
5. Arifin Abdulrachman
Administrasi merupakan tata usaha, dimana kegiatannya
berupa penerimaan sebuah surat, penduplikasian, penyimpanan dokumen atau surat,
aktivitas catat-mencatat pada buku, korespondensi, dan sebagainya yang
berkaitan dengan pekerjaan kertas. Bahkan juga melakukan pekerjaan penelponan
hingga penerimaan tamu.
6. Soewarno Handayaningrat
Administrasi dalam arti sempit berasal
dari kata “Administratie” dari Bahasa Belanda yakni pekerjaan yang berkaitan
dengan kegiatan catat-mencatat, pembukuan ringan, pengetikan, surat-menyurat,
pengaturan agenda dan sebagainya yang sifatnya teknis ketatausahaan.
7. Soepardi
Administrasi yaitu seluruh proses aktivitas kerja sama
yang dilakukan oleh suatu kelompok atau lebih orang-orang secara bersama-sama
serta simultan agar mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
8. George R. Terry
Berpendapat bahwa administrasiyaitu suatu aktivitas
berupa perencanaan, pengendalian, ataupun pengorganisasian pekerjaan kantor.
Selain itu juga penggerakan atas mereka yang melakukannya untuk mencapai tujuan
yang sudah ditetapkan.
9. Ordway Tead
Mengartikan administrasi sebagai sebuah usaha yang
kompleks, dimana mencakup seluruh bidang untuk memimpin, mengatur, dan
mengusahakan aktivitas yang dilakukan secara bersama-sama dengan tujuan atau
maksud tertentu.
Berdasarkan pendapat para ahli mengenai pengertian
administrasi di atas, bisa disimpulkan bahwa sebenarnya
administrasi itu pekerjaan yang meliputi banyak hal dan cukup kompleks dan
hanya bisa dilakukan secara bersama-sama agar tujuannya tercapai. Adanya
administrasi tidak serta merta tanpa tujuan dan manfaat, mengingat ruang
lingkup pekerjaannya yang sangat luas. Secara umum, suatu lembaga ataupun
organisasi yang memiliki administrasi jauh lebih teratur dan sistematis. Jika
sudah, begitu mereka akan lebih mudah melakukan kegiatan lain yang masih
berkaitan dengan administrasi.
B.Unsur-Unsur Administrasi
Administrasi merupakan suatu pekerjaan
atau kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan, pembukuan, pelaporan,
pelayanan, dan sebagainya yang dilakukan secara sistematis untuk mencapai
tujuan bersama. Oleh karena itu, menurut The Liang Gi administrasi mencakup
beberapa unsur, diantaranya adalah:
1. Organisasi
Dalam sebuah administrasi terdapat organisasi baik secara langsung maupun
tidak. Organisasi ini sangat penting untuk membagi pekerjaan secara jelas bagi
masing-masing elemen yang ada dalam lembaga maupun perusahaan.
2. Menejemen
Menejemen juga masuk dalam unsur administrasi, sebab
tanpa adanya perencanaan dan pengaturan yang jelas, sebuah lembaga, instansi,
maupun perusahaan tidak bisa berjalan dengan baik dan maksimal.
3. Komunikasi
Suatu hal yang berkaitan dengan pekerjaan pencatatan,
pembukuan, pelayanan, dan sebagainya tentu membutuhkan komunikasi yang baik.
Hal itu bertujuan untuk memperjelas dan mengetahui informasi yang beredar.
Komunikasi ini harus terjalin baik antar sesama elemen administrasi seperti
klien, pihak menejemen, dan administrator itu sendiri.
4. Personalia
Individu atau personalia tentu masuk dalam
administrasi sebagai unsur yang sangat penting. Bukan sekadar individu, namun
juga skill yang dimiliki seseorang dalam menjalankan aktivitas yang berkaitan
dengan administrasi.
5. Informasi
Informasi ini sangat penting dalam sebuah
administrasi. Banyak hal yang masuk dalam lingkup administrasi seperti data,
surat masuk dan keluar, dan sebagainya yang nantinya bisa menjadi sumber
informasi bagi lembaga atau instansi untuk dianalisa dan dijadikan sebagai
dasar pengambilan kebijakan.
6. Keuangan
Administrasi mencakup pembiayaan dalam suatu usaha
seperti halnya penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, termasuk pula sumber
dana.
7. Pembekalan
Dalam beberapa kasus, administrasi meliputi pembekalan
terkait dengan pemilihan barang yang akan digunakan atau tidak. Kemudian
barang-barang tersebut disisihkan dan kelompokkan sesuai dengan fungsinya.
8. Hubungan masyarakat
Tentu saja dalam administrasi terdapat unsur hubungan
masyarakat yaitu menjalin hubungan baik dengan konsumen atau
klien agar tercipta suatu keharmonisan. Selain itu juga untuk menyampaikan
informasi kepada konsumen secara jelas dan tepat.
C.Karakteristik Administrasi
Adapun karakteristik administrasi, secara umum dapat
dilihat melalui penjelasan ciri administrasi meliputi :
1. Adanya kerjasama antara para
pegawai ataupun masyarakat luar yang dilakukan secara intensif maupun tidak.
Tujuannya untuk bertukar informasi dan saling membantu sama lain.
2. Adanya sekelompok orang yang
menjalankan aktivitas guna mencapai tujuan yang sama. Jadi, tidak mungkin dalam
sistem administrasi hanya ada satu atau dua orang saja yang bekerja.
3. Adanya usaha dan proses
berdasarkan aturan yang sudah disepakati bersama.
4. Adanya sistem yang sudah diatur
sedemikian rupa oleh pihak yang bersangkutan.
5. Adanya pengarahan, bimbingan, dan
pengawasan dalam menjalankan setiap kegiatan untuk meningkatkan kualitas sumber daya
manusia.