B. KANTOR MAYA (VIRTUAL OFFICE) | TEKPER | 2

KANTOR MAYA (VIRTUAL OFFICE)

1.PENGERTIAN KANTOR MAYA Kantor Maya ( Virtual office ) adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor, biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi elektrik. Dengan memanfaatkan visual office maka pekerjaan tidak perlu dilaksanakan di kantor tetapi cukup dirumah atau di lokasi tertentu.

2.KARAKTERISTIK KANTOR MAYA Kemampuan otomatisasi perkantoran untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan otomatisasi perkantoran membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan dikantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan dimanapun saat itu pegawai berada. Adapun karakteristik dari Virtual Office. Sebagai berikut : A. Melintas Batas  Perubahan suatu lingkungan bisnis menurut suatu perusahaan atau organisasi untuk lebih fleksibel didalam melakukan kegiatan produksinya. Untuk itu, perusahaan harus menghasilkan produk yang berkualitas dan sesuai dengan keinginan penggunanya, sehingga dibutuhkanlah kolaborasi antar organisasi untuk menentukan minat dari pengguna suatu produk. Dari sinilah terbentuk Virtual Organisasi yang memiliki peranan penting. B. Berbagai sumber daya (Resources) Misalnya, toko buku online pustaka yang menjual macam buku online. Pustaka bekerja sama dengan perusahaan lain untuk mendapatkan stok yang selanjutnya dijual melalui pustaka. Sama halnya, ketika kita menjual buku dari pustaka, kita tidak memiliki buku yang kita jual secara fisik. C. Wilayah yang tersebar  Misalnya, dalam pengembangan software, kita berada di Indonesia dan bekerja pada pukul 8 Am sampai 16 Am. D.Anggota yang tidak tetap Didalam virtual organisasi, seseorang bisa saja berhenti dalam melakukan sharing resovice, apalagi ketika tujuan mereka telah terlaksana.

3.KOMPONEN KANTOR MAYA Adapula komponen yang mengisi kehidupan Virtual Office, diantaranya adalah : a.Virtual knowledge worker yaitu seorang “personal multimedia” yang menguasai berbagai aplikasi teknologi informasi, mempunyai berbagai ketrampilan (multiskill), terdidik dan memiliki pengetahuan yang tinggi. Seorang individu yang efektif memiliki adaptasi, kreativitas dan inovasi yang tinggi dalam mengelola berbagai pekerjaan menjadi efektif. Sehingga ia memiliki tingkat keberhasilan survive; keberhasilan kreativitas dan inovasi; serta keberhasilan adaptasi yang tinggi (Sange, 1990). Hal ini dapat ia lakukan dengan kemampuannya dalam belajar tentang efisiensi (learning efficiency) yang tinggi. b.Virtual teamwork yaitu suatu tim yang terbentuk dari penggabungan hight-tech dan hight-tauch yang memiliki performance tinggi. Bill Gates (1999) menjelaskan tentang virtual teamwork sebagai tim yang terdiri atas individu-individu yang mampu bekerjasama secara efektif, saling membangun gagasan bersama, dan mampu bertindak sesuai dengan tujuan bersama melalui suatu sistem syaraf digital (digital nervous system). Virtual teamwork mempunyai corporate IQ yang tinggi hal ini karena kemampuannya meleburkan diri pada misi dan visi tim dan kemampuannya membuang ego-nya. c.Integrated complexs networks intelligence yaitu kemampuan tinggi untuk berintegrasi dalam hubungan yang komplek dan saling silang menyilang dalam jaringan kerja cerdas. Integrasi ini dicapai karena setiap organisasi saling tergantung akan dukungan sumber daya dari organisasi lain. Sehingga setiap organisasi memiliki kemampuan berpikir sistematik tinggi (system thinking). Gates (1999) menjelaskan system thinking sebagai cara berpikir menyeluruh dalam menilai sesuatu yang akan menghasilkan pemandangan terhadap sesuatu menjadi efektif. Setiap organisasi virtual akan merasa menjadi bagian dari sistem dan perannya menentukan kestabilan dari sistem networks intelligence. d.Complexs matrixs structure yaitu struktur organisasi yang saling silang menyilang dan mendatar. Struktur organisasi ini terintegrasi dalam suatu sistem informasi, sangat terbuka (transparant), real time, sangat fleksibel dan tanpa dinding (without wall). Struktur berikut ini sebagai suatu infrastructure dimana didalamnya hubungan komando dalam organisasi telah hilang. Hubungan antar unit dalam organisasi berdasarkan kolaborasi yang seimbang. Tidak ada satu pihak yang memerintah dan pihak lain yang diperintah akan tetapi hubungan didasarkan atas masing-masing pihak mempunyai otonomi sumber daya. e.Faster learning organization yaitu organisasi yang mempunyai kecepatan belajar sangat tinggi. Organisasi virtual dibangun atas kemampuannya yang tinggi untuk belajar beradaptasi dan proaktif terhadap perubahan lingkungannya. Hal ini dicapai melalui pengetahuan organisasi yang terus menerus setiap waktu di perbaharui melalui aplikasi teknologi informasi yang canggih.

4.STRATEGI KANTOR MAYA Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai berikut : 1.Menyediakan sumber daya komputer. 2.Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi. 3.Menyediakan perlengkapan nonkomputer. 4.Menyiapkan sarana telepon yang dapat di-forward(dialihkan). 5.Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi. 6.Membuat jadwal pertemuan reguler. 7.Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur.

5.BENTUK KANTOR MAYA Hotelling merupakan suatu metode yang mendukung konsep dari kantor maya dimana perusahaan menyediakan fasilitas sentral yang dapat dipakai bersama-sama oleh pegawai karena kebutuhan akan ruang kantor dan sarana penunjang kantor lainnya terus meningkat. Telecommuting adalah berfokus pada sekelompok pegawai kantor yang dapat melakukan semua pekerjaan mereka dirumah. Telecommuting berarti susunan karyawan yang dapat menikmati fleksibilitas dalam lokasi dan kerja. Dengan kata lain, setiap hari pulang-pergi ke tempat kerja digantikan oleh telekomunikasi link.