MENGENAL KOMUNIKASI KANTOR
A.Pengertian Komunikasi
Dalam pengertian secara umum, komunikasi adalah penyampian berita yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi meliputi 5 unsur yaitu :
a. Pengirim berita (comunicator)
b. Berita, keterangan, atau buah pikiran
c. Alat dan sarana untuk menyampaikan berita
d. Isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sasaran yang bersangkutan
e. Penerima berita (communicate)
Pengertian komunikasi di definisikan dari beberapa ahli :
a. Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. (Bovee 2003)
b. Robbins (2003) mendefinisikan komunikasi sebagai proses pemindahan data dan memehami makna yang dimaksudkan
Jadi, komunikasi pada intinya suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
B.Pengertian Komunikasi Kantor
Komunikasi kantor adalah
proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain, yang berlangsung
atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan
secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk
tulisan. Komunikasi kantor dapat dibedakan atas:
1. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk,
-Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi.
-Kedua, adalah komunikasi yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.
-Ketiga, adalah komunikasi pribadi, yaitu komunikasi diantara individu dalam organisasi, tetapi tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan kantor.
2. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor dengan klien.
3. Kemampuan berkomunikasi secara efektif sangat diperlukan oleh setiap pegawai di kantor Notaris, karena melalui komunikasi yang efektif tersebut, dapat dengan mudah, cepat, dan tepat dapat dimengerti maksud dan tujuan seorang klien yang datang, dan menimbulkan kepuasan bagi klien yang bersangkutan.
1. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk,
-Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi.
-Kedua, adalah komunikasi yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.
-Ketiga, adalah komunikasi pribadi, yaitu komunikasi diantara individu dalam organisasi, tetapi tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan kantor.
2. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor dengan klien.
3. Kemampuan berkomunikasi secara efektif sangat diperlukan oleh setiap pegawai di kantor Notaris, karena melalui komunikasi yang efektif tersebut, dapat dengan mudah, cepat, dan tepat dapat dimengerti maksud dan tujuan seorang klien yang datang, dan menimbulkan kepuasan bagi klien yang bersangkutan.
C.Proses Komunikasi
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut :
a. Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya
b. Pengirim menjadikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiensi, pembawaan diri maupun mood pengirim.
c. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan media yang tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima dan formalitas yang dibutuhkan.
d. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima harus mendapatkan pesan.
e. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyampaikannya di pikirannya. Jika telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
f. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dari pesan.