J. TATA NASKAH SURAT-MENYURAT BAHASA INDONESIA | KORESPONDENSI | 10

 

TATA NASKAH SURAT-MENYURAT BAHASA INDONESIA

A.DASAR-DASAR SURAT

1.Pengertian Surat

Apa itu surat? Berikut ini pengertian surat menurut beberapa ahli serta sumber referensi yang dikutip dari buku Korespondensi Niaga Indonesia karangan Murwaningsih (2003: 1).

a. The Liang Gie

Dari segi bahannya, surat termasuk dalam kategori warkat. Menurut The Liang Gie, warkat merupakan setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat oleh orang untuk membantu ingatannya.

b. Drs. Thomas Wijasa Bratawidjaja, MBA

Surat-menyurat juga disebut korespondensi. Menurut Thomas, korespondensi merupakan sarana komunikasi tertulis sesuai fungsi dan tujuan yang ingin dicapai.

c. Sikka Mutiara Silmi

Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.

d. Buku Pedoman Surat-menyurat

Dalam buku Pedoman Surat-menyurat, surat merupakan segenap pekerjaan yang berhubungan dengan surat sebagai alat komunikasi dan sebagai warkat ketatausahaan.

e. Buku Petnjuk Administrasi Umum

Menurut Buku Petunjuk Administrasi Umum Departemen Pertahanan dan Keamanan, surat merupakan suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan kepada pihak lain.

2. Fungsi Surat

Seperti diketahui bahwa surat merupakan sarana komunikasi tulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Sebagai sarana komunikasi tulis, surat memiliki beberapa fungsi. Mengutip buku Donni Juni Priansa dan Agus Garnid berjudul Manajemen Perkantoran, dijelaskan fungsi surat, sebagai berikut.

a. Alat Dokumentasi

b. Alat Pengingat

c. Bukti Historis

d. Pedoman Pelaksanaan Pekerjaan

e. Duta Organisasi

f. Sarana Promosi

3 Jenis Jenis Surat

Dalam aktivitas kantor maupun sehari-hari, terdapat beragam kepentingan sebagai akibat dari beragam jenis aktivitas. Seiring beragam kepentingan tersebut, terdapat beberapa jenis surat. Oleh karena itu, langkah pertama menulis surat adalah menentukan informasi yang akan disampaikan. Hal ini untuk menentukan jenis surat yang akan dibuat.

Ada beberapa jenis surat, yaitu sebagai berikut.

A. BERDASARKAN SIFAT DAN ASAL SURAT

Berdasarkan sifat dan asal surat, surat dibedakan menjadi berikut ini.

1) Surat pribadi, yaitu surat yang isinya bersifat pribadi yang tidak semua orang dapat mengetahui.

2) Surat resmi, yaitu surat yang isinya berkenaan dengan kepentingan organisasi atau perusahaan.

3) Surat sosial, yaitu surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial.

4) Surat niaga, yaitu surat yang isinya memuat persoalan niaga dan dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan.

5) Surat dinas, yaitu surat yang isinya menyangkut segisegi kedinasan dalam administrasi pemerintahan dan oleh instansi pemerintah.

B. BERDASARKAN KEAMANAN ISI BERDASARKAN KEAMANAN ISI SURAT YANG TERKANDUNG

di dalamnya, surat dibedakan menjadi berikut ini.

1) Surat sangat rahasia, yaitu surat yang hanya digunakan sebagai dokumen yang berhubungan erat dengan keamanan negara. Surat ini biasanya ditandai dengan tulisan ”SRHS" atau ”SR" dan sampulnya rangkap tiga.

2) Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain. Surat ini biasama menggunakan sampul rangkap dan ditandai dengan tulisan ”RHS" atau “R”.

3) Surat konfidensial, yaitu surat yang isinya cukup diketahui oleh pejabat yang bersangkutan.

4) Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan organisasi maupun pejabat yang bersangkutan meskipun isinya dibaca atau diketahui oleh orang lain.

C. BERDASARKAN URGENSI PENYELESAIAN

Berdasarkan kepentingan untuk ditindaklanjuti, surat dibedakan menjadi berikut ini.

1.Sangat segera, yaitu surat yang membutuhkan jawaban sesegera mungkin sehingga harus menjadi prioritas pertama.

2.Segera, yaitu surat yang membutuhkan tanggapan segera oleh penerima tetapi tidak perlu diprioritaskan pertama seperti surat sangat segera.

3.Biasa, yaitu surat yang tidak membutuhkan jawaban sangat segera atau segera.

D.BERDASARKAN BANYAKNYA SASARAN

Berdasarkan banyaknya sasaran yang hendak dicapai, jenis surat meliputi berikut ini.

1.Surat biasa, yaitu surat yang dikirim hanya untuk seseorang atau alamat tertentu saja.

2.Surat edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau pejabat tertentu dengan kemungkinan disampaikan kepada lingkup yang lebih luas.

3.Pengumuman, yaitu surat yang ditujukan ke sejumlah orang atau pejabat yang namanya tidak dapat disebut satu per satu.

E.BERDASARKAN DINAS POS

Penggolongan surat berdasarkan dinas pos berkaitan dengan kecepatan pengiriman, surat dibedakan menjadi berikut ini.

1.Surat biasa, yakni surat yang dikirimkan dengan menempel prangko yang termurah.

2.Surat kilat, yakni surat yang pemberangkatan dan pengantarannya lebih diutamakan dari surat biasa, serta diusahakan sampai dalam waktu 1 x 24 jam. Pengirimannya dilakukan dengan menggunakan prangko yang telah ditentukan oleh Kantor Pos dan lebih mahal daripada prangko surat biasa.

3.Surat kilat khusus, yaitu surat yang dijamin pengirimannya selama 1 x 24 jam, dengan syarat terdapat jaringan pada daerah yang akan dikirimi Surat kilat khusus ini.

4.Perlengkapan Surat

Beberapa perlengkapan yang dibutuhkan untuk membuat surat, yaitu sebagai berikut.

a.Kertas

Media untuk menulis surat adalah kertas. Di antara beragam ukuran kertas, untuk membuat surat sebaiknya memilih kertas ukuran folio, A4 = 210 mm x 297 mm, atau 205 mm x 254 mm yang biasanya disebut ukuran kuarto.

b. Sampul Surat

Sampul surat adalah lipatan kertas yang dilem atau amplopyang digunakan untuk membungkus surat Berdasarkan ukuran kertas yang dipakai, sampul surat dibagi menjadi berikut ini.

1.Sampul persegi empat, yang digunakan untuk kertas ukuran kuarto.

2.Sampul persegi panjang, yang digunakan untuk kertas ukuran folio (surat dinas).

3.Sampul berjendela, yang digunakan untuk surat telegram penulisan alamat yang dituju tidak ada sampul Sedangkan berdasarkan wujudnya, sampul dapat dibedakan menjadi empat macam, yaitu berikut ini.

1.Banker, sampul yang membuka bagian yang memanjang.

2.Pucket envelopes, sampul yang membuka bagian yang pendek

3.Window envelopes, sampul yang memakai jendela dengan tutup kertas kaca dan digunakan untuk Surat telegeram.

4.Aperture envelopes, seperti window envelopes tetapi tidak memakai kertas kaca.

Sebelum dimasukkan ke dalam sampul, surat terlebih dahulu harus dilipat. Berikut ini berbagai lipatan surat.

c.Perlengkapan Lain

Perlengkapan lain yang diperlukan yakni alat tulis seperti bolpoin, pensil, dan sebagainya. Di samping itu, terdapat juga benda-benda pos yang dijual di kantor pos, seperti kartu pos, warkat pos, dan wesel pos.

5. Syarat Surat yang Baik

Surat yang baik harus memenuhi kriteria berikut.

a. Disusun dengan teknik penyusunan yang benar, meliputi berikut ini.

1) Ditulis pada kertas sesuai dengan ukuran umum.

2) Tata letak bagian-bagian surat (bentuk surat) harus disusun tepat sesuai aturan atau pedoman yang telah ditentukan.

3) Ketikan harus benar, jelas, bersih, rapi, dan dengan format yang menarik.

b. Surat ditulis secara secara ringkas, jelas, dan eksplisit agar penerima dapat memahami isi surat dengan jelas, tepat, dan tidak ragu-ragu. Hal ini juga membuat pengirim surat memperoleh surat balasan secara cepat.

c.Menggunakan bahasa Indonesia baku, sesuai kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hal ini meliputi pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Gunakan kalimat efektif, yang sopan dan menarik, serta menunjukkan sikap hormat, sepan, dan simpatik.

B.BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Kepala Surat/ Kop Surat

Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:

-Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,

-Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,

-Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,

-Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.

Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.

Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990

 

3.Subjek Surat

a. Nomor Surat

Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:

-Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan

-Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan

-Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya

-Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013

b. Lampiran

Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

c. Hal

Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

4. Objek Surat

. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis Objek Surat, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:

-Kata “kepada” pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata “kepada” dirasa berlebihan karena sudah ada kata “YTH/ yang terhormat”

-Menggunakan kata “Yang terhormat” yang bisa disingkat menjadi “YTH”

-Menggunakan kata “Bapak”, “Ibu” atau “Sdr” jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata “Bapak, Ibu, Sdr” selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.

-Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.

-Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.

Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255

5. Salam Pembuka

Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.

Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.

6. Isi Surat

-Pembuka

Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.

-Isi

Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.

-Penutup

Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

7. Salam Penutup

Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: “Hormat saya, Hormat kami, Wassalam”. Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

8.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.

9. Tembusan

Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung

10. Inisial

Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. Nama pengonsep disingkat dengan huruf kapital, nama pengetik disingkat dengan huruf kecil.

Inisial ditempatkan di bagian bawah di sebelah kanan.

Contoh:

BS / rs (pengonsep Bambang Siswanto, pengetik Restu Suryani)