BENTUK-BENTUK SURAT
1. BENTUK LURUS PENUH (FULL BLOCK STYLE),
bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
2. BENTUK LURUS (BLOCK STYLE),
pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
3. BENTUK SETENGAH LURUS (SEMI BLOCK STYLE),
sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
4. BENTUK LEKUK (INDENTED STYLE),
penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
5. BENTUK MENGGANTUNG (HANGING PARAGRAPH),
sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Bagian-bagian surat
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
6. BENTUK RESMI INDONESIA LAMA
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.
Bagian-bagian surat
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
7. BENTUK RESMI INDONESIA BARU
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.
Bagian-bagian surat
1.Kepala Surat/Kop Surat
2.Nomor Surat
3.Tanggal Surat
4.Lampiran Surat
5.Hal atau Perihal
6.Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)
7.Salam Pembuka
8.Isi Surat :
a) Alenia Pembuka
b) Alenia Isi
c) Alenia Penutup
9.Salam Penutup
10.Pengirim Surat
11.Tembusan Surat
12.Inisial
CIRI-CIRI BAHASA SURAT
Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
JELAS
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.
LUGAS
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:
1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2) Menghilangkan basa-basi
3) Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4) Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5) Menempatkan tanda baca yang tepat
MENARIK DAN SOPAN
Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.
PENGGUNAAN TATA BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT
Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat memudahkan anda dalam memahami kalimat surat. Tata bahasa meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).
1) EJAAN
Ejaan meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure serapan.
a) Penulisan huruf
Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan unsur serapan.
Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang. Contoh : Cut Nyak Dien, Haji Amirudin, Prof. Soetjipto.
Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku Indian, bangsa Mesir
Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh. Tahun Kabisat,bulan April, har senin, dan hari Pahlawan.
b) Penulisan Kata
Perhatikan penulisan kata-kata berikut.
Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah, kantor, dan kemarin
Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalan atau akhiran. Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak
Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang. Contoh: surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.
Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka pemulisannya digabung. Contoh: mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan melipatgandakan.
Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpisah, karena awalan dan akhirannya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan. Contoh: beri tatahukan dan bertanggung jawab.
Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri, dan digabung bila sudah dianggap satu kata. Contoh: kerja sama, tanda tangan, daripada dan apabila.
Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat/arah, maka penulisannnya dipisah. Contoh dari desa, ke Jakarta, dan di lemari.
Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun. Contoh: saya pun dan anda pun
c) Penulisan unsur serapan
Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan ketentuannya.
Contoh:
Management = Manajemen Apotheek= Apotek
Kwitantie = Kuitansi Psychology= Psikologi
2) TANDA BACA
Tanda titik
Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.
Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contoh: nomor disingkat No., jalan disingkat Jln
Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik. Contoh: Sarjana Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat s.d.
Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik. Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.
Tanda koma
Tanda koma dapat digunakan untuk:
Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.
Merinci hal yang lebih dari dua.
Tanda titik dua
Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya. Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, yaitu.
Tanda garis miring
Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan spasi. Contoh: organisasi/perhimpunan.