Penyimpanan Arsip Dinamis: Pengertian, Tujuan,
Asas, dan Jenis Penyimpanan
Pengertian Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip
adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali
arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang (Muhidin dan
Winata, 2016).
Penyimpanan Arsip
(Filing System) adalah rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun
arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, dan kegiatan
menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Sedangkan menurut Ernawati (2004) sistem pengarsipan adalah cara pengaturan
atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad,
numerik, nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip
yang terkait.
Agar arsip yang disimpan aman, terjaga dan terpelihara maka dalam penyimpanan
arsip perlu memperhatikan kondisi lingkungan yang berkaitan dengan lokasi,
kontrol lingkungan dan perlindungan, selain aspek kondisi lingkungan juga memperhatikan
aspek pengamanan dari pemeliharaan, penanganan arsip dan kemudahan akses dan
juga perlu memperhatikan aspek proteksi.
Tujuan Penyimpanan Arsip
Tujuan dari
penyimpanan arsip adalah :
- Arsip
yang disimpan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan informasi yang
dicari sesuai/tepat.
- Melindungi
agar dokumen yang penting dari resiko hilang.
- Efisien
dalam penggunaan ruangan dan peralatan
- Menunjang
terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil
guna.
Asas Penyimpanan Arsip
Dalam penyimpanan
arsip ada 3 asas pengorganisasian (Muhidin dan Winata, 2016) yaitu:
a. Asas sentralisasi: penyimpanan arsip aktif secara
terpusat mempunyai prinsip bahwa arsip aktif suatu organisasi di suatu tempat
yang ditunjukkan pada Gambar. Sentralisasi umumnya cocok untuk organisasi yang
kecil. Untuk organisasi yang besar tidak efisien karena menyebabkan ketidak
nyamanan bagi bagian lain di organisasi. Sentralisasi memberikan pendekatan
yang seragam pada sistem penyimpanan, karena semua arsip disimpan dan diatur
dengan sistem yang sama dan dicari dengan prosedur yang sama. Keuntungan
sentralisasi menguntungkan dalam hal : prosedur penyimpanan yang konsisten,
meminimalkan duplikasi arsip, dan memberikan penggunaan ruang, peralatan dan
tenaga yang lebih baik, memberikan peningkatan keamanan rekod dan memberikan
satu penelusuran.
b. Asas
desentralisasi : penyimpanan arsip aktif di tiap-tiap unit
kerja. Sistem desentralisasi adalah satu dalam setiap unit ada tempat
penyimpanan dalam lokasi tersebut yang ditunjukkan pada Gambar. Umumnya
pimpinan organisasi menyukai sistem desentralisasi, karena memberikan kemudahan
dalam pengawasan arsip dan arsip miliknya dapat diakses setiap saat.
Keteraksesan dan kontrol arsip harus seimbang untuk menghindari setiap bagian
yang tidak mempunyai wewenang untuk mengakses.
Masalah yang
muncul dengan sistem ini adalah : Setiap unit kerja mempunyai sistem sendiri;
maka tidak adanya sistem seragam dalam sistem tata kearsipannya, Setiap unit
kerja menyimpan arsipnya sendiri ; sehingga arsip yang berkaitan tidak disimpan
bersama. Beberapa departemen kemungkinan akan menyimpan arsip yang sama; yang
akan menyebabkan duplikasi arsip. Unit kerja mungkin akan menggunakan peralatan
duplikat atau memelihara peralatan yang tidak berguna; maka penggunaan
peralatan tidak realistik. Setiap unit kerja cenderung menyimpan arsip dalam
format yang berbeda, maka keamanan arsip tidak mencukupi atau mudah rusak.
Memang bila informasi yang harus segera dibutuhkan maka sistem ini sesuai,
karena setiap unit dapat mengawasi arsipnya secara langsung.
c. Asas kombinasi dimana
penyimpanan arsip aktif oleh masing-masing unit kerja, sedang arsip inaktif
tersentral. Sistem kombinasi memberikan unit kerja untuk menyediakan arsipnya
sendiri dibawah kontrol sistem yang terpusat (sentral) yang ditunjukkan pada
Gambar. Keuntungan pengawasan atau kontrol secara terpusat adalah sistem
penyimpanan dan penelusuran seragam; meminimalkan berkas yang tidak teratur dan
kehilangan arsip; meminimalkan duplikasi rekod; menyediakan pembelian terpusat
yang dapat mencapai efisiensi dan efektifitas biaya serta menyediakan
perpindahan rekod dalam rangka program jadwal pemusnahan dan memberikan lebih
baik dalam struktur manajemen (Sedarmayanti, 2001).