Langsung ke konten utama

P. Penyimpanan Arsip Dinamis: Pengertian, Tujuan, Asas, dan Jenis Penyimpanan

 

Penyimpanan Arsip Dinamis: Pengertian, Tujuan, Asas, dan Jenis Penyimpanan

Pengertian Penyimpanan Arsip 

Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang  (Muhidin dan Winata, 2016).

 

Penyimpanan Arsip (Filing System) adalah rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, dan kegiatan menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.


Sedangkan menurut Ernawati (2004) sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik, nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.

Agar arsip yang disimpan aman, terjaga dan terpelihara maka dalam penyimpanan arsip perlu memperhatikan kondisi lingkungan yang berkaitan dengan lokasi, kontrol lingkungan dan perlindungan, selain aspek kondisi lingkungan juga memperhatikan aspek pengamanan dari pemeliharaan, penanganan arsip dan kemudahan akses dan juga perlu memperhatikan aspek proteksi.

Tujuan Penyimpanan Arsip 

Tujuan dari penyimpanan arsip adalah :




  1. Arsip yang disimpan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan informasi yang dicari sesuai/tepat.
  2. Melindungi agar dokumen yang penting dari resiko hilang. 
  3. Efisien dalam penggunaan ruangan dan peralatan 
  4. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna. 



Asas Penyimpanan Arsip

Dalam penyimpanan arsip ada 3 asas pengorganisasian (Muhidin dan Winata, 2016) yaitu:

a. Asas sentralisasi: penyimpanan arsip aktif secara terpusat mempunyai prinsip bahwa arsip aktif suatu organisasi di suatu tempat yang ditunjukkan pada Gambar. Sentralisasi umumnya cocok untuk organisasi yang kecil. Untuk organisasi yang besar tidak efisien karena menyebabkan ketidak nyamanan bagi bagian lain di organisasi. Sentralisasi memberikan pendekatan yang seragam pada sistem penyimpanan, karena semua arsip disimpan dan diatur dengan sistem yang sama dan dicari dengan prosedur yang sama. Keuntungan sentralisasi menguntungkan dalam hal : prosedur penyimpanan yang konsisten, meminimalkan duplikasi arsip, dan memberikan penggunaan ruang, peralatan dan tenaga yang lebih baik, memberikan peningkatan keamanan rekod dan memberikan satu penelusuran.

b. Asas desentralisasi : penyimpanan arsip aktif di tiap-tiap unit kerja. Sistem desentralisasi adalah satu dalam setiap unit ada tempat penyimpanan dalam lokasi tersebut yang ditunjukkan pada Gambar. Umumnya pimpinan organisasi menyukai sistem desentralisasi, karena memberikan kemudahan dalam pengawasan arsip dan arsip miliknya dapat diakses setiap saat. Keteraksesan dan kontrol arsip harus seimbang untuk menghindari setiap bagian yang tidak mempunyai wewenang untuk mengakses.

Masalah yang muncul dengan sistem ini adalah : Setiap unit kerja mempunyai sistem sendiri; maka tidak adanya sistem seragam dalam sistem tata kearsipannya, Setiap unit kerja menyimpan arsipnya sendiri ; sehingga arsip yang berkaitan tidak disimpan bersama. Beberapa departemen kemungkinan akan menyimpan arsip yang sama; yang akan menyebabkan duplikasi arsip. Unit kerja mungkin akan menggunakan peralatan duplikat atau memelihara peralatan yang tidak berguna; maka penggunaan peralatan tidak realistik. Setiap unit kerja cenderung menyimpan arsip dalam format yang berbeda, maka keamanan arsip tidak mencukupi atau mudah rusak. Memang bila informasi yang harus segera dibutuhkan maka sistem ini sesuai, karena setiap unit dapat mengawasi arsipnya secara langsung.

 

c. Asas kombinasi dimana penyimpanan arsip aktif oleh masing-masing unit kerja, sedang arsip inaktif tersentral. Sistem kombinasi memberikan unit kerja untuk menyediakan arsipnya sendiri dibawah kontrol sistem yang terpusat (sentral) yang ditunjukkan pada Gambar. Keuntungan pengawasan atau kontrol secara terpusat adalah sistem penyimpanan dan penelusuran seragam; meminimalkan berkas yang tidak teratur dan kehilangan arsip; meminimalkan duplikasi rekod; menyediakan pembelian terpusat yang dapat mencapai efisiensi dan efektifitas biaya serta menyediakan perpindahan rekod dalam rangka program jadwal pemusnahan dan memberikan lebih baik dalam struktur manajemen (Sedarmayanti, 2001).

 

 

Label:

Postingan populer dari blog ini

A. JENIS-JENIS ADMINISTRASI | ADUM | 1

JENIS-JENIS ADMINISTRASI A.Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli Setelah memahami apa itu administrasi baik secara  bahasa  dan pengertian umumnya berikut ini merupakan penjelasan definisi administrasi menurut para ahli. Ada banyak sekali ahli yang mengutarakan definisi administrasi, diantaranya adalah: 1. Ulbert Administrasi dalam arti luas yaitu penyusunan dan pencatatan data atau informasi secara sistematis baik eksternal maupun internal yang bertujuan untuk menyajikan keterangan dan mendapatkannya kembali secara lebih mudah baik sebagian saja maupun semuanya. Sementara itu, dalam arti sempit seringkali disebut juga sebagai tata usaha. 2. Willam Leffingwell dan Edwin Robinson Administrasi  merupakan bagian dari ilmu menejemen yang masih berkaitan dengan pelaksanaan aktivitas perkantoran baik dimana saja dan kapanpun pekerjaan tersebut dilakukan. 3. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo Administrasi yaitu suatu proses dan tata kerja yang ada dalam seti...
Baca selengkapnya

L. CARA MENGELOLA KOMPETENSI PERSONAL | ETIKA PROFESI

  CARA MENGELOLA KOMPETENSI PERSONAL Kompetensi personal adalah Kemampuan atau kecakapan seseorang untuk berkinerja. Kinerja (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Efektif tidaknya suatu hasil kerja sangat dipengaruhi oleh pengetahuan, keterampilan serta perilaku yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan. Mengelola kompetensi personal berarti kepandaian seseorang untuk mengelola kemampuan dan kecakapan yang dimilikinya dengan prestasi kerja serta sikap yang baik sehingga dapat memuaskan pemberi kerja dan sesuai dengan tujuan perusahaan. Mengelola kompetensi personal dapat dilakukan dengan cara menjaga kepribadian dan presentasi diri, menambah kemampuan dengan pelatihan pendidikan serta pengembangan karir. 1. Menjaga Kepribadian a) Menjaga kepribadian yang baik Kepribadian adalah ciri, karakteristik, gaya atau sifat–sifat yang memang k...
Baca selengkapnya

M. PROSES PENYUSUNAN ANGGARAN | OTKK | 14

  PROSES PENYUSUNAN ANGGARAN Berikut ini terdapat beberapa proses penyusunan anggaran, yaitu sebagai berikut:   1. Departemen Anggaran Departemen anggaran adalah departemen yang bertugas mengadministrasikan aliran informasi sistem pengendalian melalui anggaran, fungsi : Menerbitkan prosedur dan formulir untuk penyusanan anggaran mengkoordinasikan dan menerbitkan setiap asumsi-asumsi dasar yang dikeluarkan kantor pusat untuk digunakan dalam menyusun anggaran Menjamin bahwa informasi di komunikasikan secara wajar diantara unit-unit organisasi yang saling berhubungan. Membantu pusat-pusat pertanggung jawaban didalam menyusun anggaran Menganalisis usulan anggaran dan membuat rekomendasi, pada penyususan anggaran dan manajemen puncak. Menangani proses pembuatan repisi anggaran selama tahun tersebut Menganalisis laporan prestasi sesungguhnya dibandingkan anggarannya, menginterprestasiakan hasilnya dan menyiapkan la...
Baca selengkapnya