Menerapkan Prosedur Kegiatan Rapat Teleconference
PENGERTIAN TELECONFERENCE
Teleconference adalah suatu
komunikasi yang dilakukan beberapa orang yang biasanya antara satu orang dengan
orang lainnya berada dalam jarak yang jauh atau tidak berada dalam satu ruangan.
FUNGSI & KEGUNAAN TELECONFERENCE
Jadi, fungsi dan kegunaan teleconference sendiri
dalam kehidupan sehari-hari ada banyak. Di zaman yang serba canggih ini dimana
jarak bukan lagi suatu halangan, teknologi teleconference menjadi salah satu
hal yang bisa mendekatkan kita dengan orang lain yang berada di jarak yang
jauh. Dengan teleconference kita bisa berkomunikasi dengan sanak saudara yang
berada di tempat-tempat berbeda, melakukan pertemuan tanpa harus datang ke satu
tempat yang sama. Ini bisa menghemat waktu dan pengeluaran atau biaya
perjalanan.
Media untuk melakukan teleconference sendiri saat
ini lebih mengandalkan koneksi internet. Namun untuk bisa melakukannya,
dibutuhkan koneksi internet yang cepat dan stabil agar komunikasi bisa berjalan
dengan lancar.
PERALATAN TELECONFERENCE
Untuk melakukan teleconference di komputer, ada
beberapa hal yang harus kita persiapkan terlebih dahulu. Beberapa peralatan
teleconference ini antara lain adalah:
Device atau Perangkat (Hardware). Tentu saja anda membutuhkannya, bisa tablet,
smartphone atau yang umum dan nyaman digunakan adalah komputer.
Perangkat lunak. Sebelum melakukan teleconference,
kita membutuhkan perangkat lunak (software). Ada
banyak perangkat lunak yang bisa kita gunakan. Di laptop atau komputer, yang
paling populer digunakan adalah Skype. Skype versi mobile juga umum digunakan
di smartphone dan tablet. Selain Skype, ada WhatsApp (untuk ponsel) dan VMEET
(untuk komputer).
Koneksi Internet. Koneksi internet ini bisa
anda dapatkan baik dari LAN, modem dan Wi-Fi atau Hotspot. Jika anda
menggunakan ponsel, maka anda bisa memanfaatkan data seluler atau
Wi-Fi/hotspot.
Peralatan pendukung audio. Jika kita ingin melakukan audio conference,
diperlukan peralatan pendukung audio. Untuk laptop, smartphone dan tablet
biasanya sudah menyediakan sarana audio/suara, baik speaker maupun mikrofon.
Namun berbeda dengan PC desktop yang harus membutuhkan speaker eksternal.
Speaker eksternal ini penting agar kita bisa mendengar suara orang lain yang ada
dalam teleconference. Sementara mikrofon gunakanya agar suara kita bisa di
dengar orang lain yang jadi lawan bicara kita.
Peralatan pendukung video. Jika kita ingin melakukan video conference,
selain membutuhkan Peralatan Pendukung Audio, kita juga memerlukan Peralatan
Pendukung Video. Jika anda menggunakan komputer PC, anda memerlukan webcam.
Namun jika menggunakan laptop, tablet atau smartphone, anda tidak
membutuhkannya. Karena tablet, smartphone dan laptop sekarang ini sudah
dilengkapi dengan kamera (kamera depan jika di smartphone dan tablet).
MENGENAL JENIS-JENIS TELEKONFERENSI
Saat ini dikenal tiga jenis telekonferensi yang
sering digunakan, baik untuk keperluan bisnis ataupun kegiatan-kegiatan sosial,
yaitu :
1. Audio Conference
(Conference Call)
Audio Conference atau disebut juga conference
call adalah percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan
fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam
bentuk suara (audio).
Dari semua jenis telekonferensi, Conference
Call paling popular karena memiliki kelebihan sebagai berikut :
· Partisipan
hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan telekonferensi tanpa alat
atau software tambahan.
· Dapat
digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat
yang akan digunakan.
· Tanpa
perlu koneksi internet yang cepat. Karena layanan panggilan konferensi ini
menggunakan jalur telepon, maka anda tidak perlu mempunyai jalur koneksi
internet yang cepat.
Video conference adalah teknologi komunikasi yang
mengijinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara
simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara.
Meskipun video conference memiliki
kelebihan dengan adanya tampilan visual (video), penggunaan fasilitas
telekonferensi ini masih kurang populer di Indonesia karena beberapa hal
berikut :
Dibutuhkan perangkat khusus seperti video
input (video camera atau webcam) dan video
output (monitor), audio input (microphone)
dan audio output (speaker) serta fasilitas data
transfer (jaringan telepon ISDN, LAN atau Internet)
Web conference atau biasa
juga disebut webinars adalah fasilitas
telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran
data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan
menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation
LANGKAH-LANGKAH
MELAKSANAKAN RAPAT (TELECONFERENCE)
1.
Siapkan perangkat device (Hardware) seperti PC, Headset, dan Webcam.
2.
Siapkan perangkat lunak (Software) seperti Skype, Whatsapp, VMEET, dan
lain-lain sesuai sistem operasinya. Pastikan Webcam dan Headset kompatibel
dengan PC.
3.
Tentukan lawan teleconference anda, tentunya dengan sesama perangkat lunak.
4.
Lakukan setting dan konfigurasi aplikasi anda perhatikan menu mana yang harus
diperhatikan.
5.
Jika sudah terhubung anda bisa melakukan komunikasi dengan lawan bicara anda.
DAMPAK TELECONFERENCE
1. Memudahkan dalam komunikasi jarak jauh.
2. Menghemat biaya dan waktu.
3. Tidak perlu keluar untuk bertemu dan
berbicara langsung.
Dampak
Negatif :
1. Jadi lebih meremehkan suatu pertemuan penting.
2. Malas untuk keluar padahal dalam waktu
luang.
3. Kurangnya interaksi secara langsung
dalam bersosialisasi
KEUNGGULAN
DAN KELEMAHAN TELECONFERENCE
1. Meningkatkan produktivitas karena
kemampuan video teleconference.
2. Menghemat waktu dan biaya pertemuan.
3. Memudahkan dalam berkomunikasi jarak
jauh.
4. Mudah dalam pengaplikasiannya.
Kelemahan
:
1.
Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki sehingga hanya perusahaan atau
organisasi tertentu yang cukup dana.
2.
Alat-alat yang diperlukan sulit untuk di dapat.
3.
Penginstalan susah, maka harus ekstra hati-hati agar tidak salah.