ETIKA DAN SIKAP BERTELEPON
ETIKA BERTELEPON
A. Pengertian Etika Bertelepon
Etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat. Disini dijelaskan bahwa saat kita menelepon atau menerima telepon kita harus menggunakan bahasa yang sopan, tegas, ramah dan lain-lain sehingga menimbulkan kesan bersahabat.
B. Hal-Hal Penting Etika Bertelepon
1. Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali. Disini kita disarankan apabila telepon berbunyi, kita harus segera mengangkat telepon tersebut dan kita tidak boleh membiarkan telepon itu berbunyi terlalu lama.
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon. Kita harus mendengarkan dengan baik apa yang penelepon katakan. Dan kita juga harus bisa berkonsentrasi pada pihak yang menelepon supaya tidak terjadi kesalah-pahaman antara penelepon dengan kita dan supaya tidak timbul kesan acuh tak acuh.
3. Berkata dengan sopan dan hangat. Saat menjawab pihak penelepon kita harus menggunakan bahasa yang sopan dan hangat, supaya penelepon merasa nyaman dan dihargai saat berbicara dengan kita.
4. Hindari kata-kata yang bisa menyinggung perasaan penelepon. Kita harus bisa memilih kata yang baik saat kita berbicara dengan penelepon supaya penelepon tidak merasa terhina dengan apa yang kita katakan.
C. Langkah-Langkah Dan Teknik Menelepon
1. Siapkan nomor telepon. Sebelum kita menelepon sebaiknya kita siapkan dulu nomor yang akan kita tuju, supaya saat kita menelepon tidak terjadi kesalahan atau yang sering disebut salah sambung.
2. Tekan nomor telepon yang dituju. Setelah nomor telepon yang ingin kita tuju dirasa sudah benar, barulah kita tekan nomor yang ingin kita hubunggi tersebut.
3. Ucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda. Setelah telepon tersambung segera ucapkan salam dan identitas diri Anda.
4. Mengutarakan maksud dan tujuan bertelepon. Setelah pihak penerima telepon menjawab salam kita, langsung kita ucapkan maksud dan tujuan kita menelepon, tentu harus dengan bahasa yang baik dan benar.
5. Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan. Setelah selesai berbicara dan tidak ada lagi yang ingin dikatakan serta tidak ada pertanyaan dari pihak penerima segera ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.
D. Langkah-Langkah Dan Teknik Menerima Telepon
1. Segera angakat telepon jika berdering. Saat Anda mendengar telepon Anda berdering, segera angkat telepon tersebut.
2. Ucapkan salam begitu Anda menjawab telepon. Setelah pihak penelepon mengucapkan salam segera Anda balas salam tersebut.
3. Tanyakan nama dan identitas penelepon serta maksud dan tujuan penelepon. Sebelum Anda mengobrol dengan dia, tanyakan dahulu siapa namanya dan apa maksud atau tujuannya menelepon.
4. Apabila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan. Apabila pihak penelepon ingin berbicara dengan pimpinan Anda, sedangkan pimpinan Anda tidak ada ditempat, beritahukan kepada dia bahwa pimpinan Anda sedang tidak ada ditempat tapi tetap dengan bahasa yang sopan, dan jangan lupa tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Mengucapkan salam penutup. Setelah selesai berbicara, ucapkan salam penutup dan segera tutup telepon.
E. Hal-Hal Yang Tidak Boleh Dilakukan Pada Saat Komunikasi Menggunakan Telepon
1. Suara terlalu keras. Saat berbicara di telepon, kita tidak boleh berbicara terlalu keras.
2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak. Saat berbicara di telepon kita tidak boleh sambil makan
atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon. Kita tidak boleh berbicara dengan orang lain
saat bertelepon, supaya tidak terjadi kesalah-pahaman.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Saat berbicara kita tidak boleh menggunakan nada yang
kasar, bahkan sampai membentak pihak lawan bicara.
5. Berbicara dengan nada memerintah. Jangan pernah saat menelepon kita menggunakan nada yang
memerintah.
6. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan. Saat bertelepon jangan membuat lawan
bicara kita menunggu terlalu lama.
SIKAP BERTELEPON
Berikut ini ada 7 sikap yang perlu
diperhatikan dalam menerima telepon (Dikenal dengan istilah “7 C”) yaitu
sebagai berikut:
1.Caring, yaitu memperhatikan, mendengarkan, dan mencatat semua isi pembicaraan penelepon.
2.Commited, yaitu merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahn kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi.
3.Confident, yaitu penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh bersikap merendahkan diri sendiri.
4.Considerate, yaitu bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon.
5.Controlled,yaitu tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah). Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.
6.Creative, yaitu mampu menemukan cara-cara yag baik dalam menerima telepon. Seperti menyiapkan buku catatan khusus dan menyediakan buku petunjuk code operator.
7.Contagious, yaitu bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada penelepon.
1.Caring, yaitu memperhatikan, mendengarkan, dan mencatat semua isi pembicaraan penelepon.
2.Commited, yaitu merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahn kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi.
3.Confident, yaitu penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh bersikap merendahkan diri sendiri.
4.Considerate, yaitu bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon.
5.Controlled,yaitu tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah). Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.
6.Creative, yaitu mampu menemukan cara-cara yag baik dalam menerima telepon. Seperti menyiapkan buku catatan khusus dan menyediakan buku petunjuk code operator.
7.Contagious, yaitu bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada penelepon.