ETIKA DAN BUDAYA BERTELEPON DENGAN BAHASA INGGRIS
1.Greet
Professionally
Greet berarti menyapa. Menyapa secara profesional sangat
diperlukan untuk memberikan kesan baik dan menjaga citra perusahaan. Ketika
menyapa, sangat dianjurkan menggunakan sapaan bahasa Inggris yang baik dan
benar sesuai yang telah dipelajari pada subbab sebelumnya.
Tidak jarang penelepon memberitahu asal negaranya atau
ketika memerlukan identitasnya, kita akan menanyakan alamat perusahaannya. Jika
kamu menguasai lebih dari satu bahasa asing, tetap gunakan bahasa Inggris untuk
menyapa. Jika kamu mengetahui yang sedang kamu ajak bicara dalam telepon adalah
orang Prancis atau Spanyol, tetap gunakan bahasa Inggris. Menggunakan bahasa
lokal mereka dapat menyinggung dan memberikan kesan tidak profesional dalam
bekerja.
2. Speak Necessarily
Speak necessarily artinya berbicaralah seperlunya. Klien
atau personel perusahaan berskala internasional biasanya menjunjung tinggi
kedisiplinan dan ketepatan waktu mereka. Berbicaralah tentang hal yang ingin
mereka tanyakan atau sampaikan.
Waktu sangat berharga bagi personel perusahaan. Tidak perlu
menanyakan hal lain di luar kepentingan klien atau personel itu. Jika
kepentingannya adalah menanyakan stok barang A di gudang, cukup jawab stok
barang A. Tidak perlu menyampaikan stok barang B atau C kecuali ditanyakan lebih
lanjut.sangat tidak
profesional jika seorang personel menanyakan hal yang tidak berkaitan dengan
pekerjaan kepada lawan bicari saat bertelepon.
3. Dan t Be
Buggy
Don't be
buggy maksudnya adalah jangan banyak bertanya atau menawarkan produk/jasa
perusahaan. Klien yang tujuannya untuk complaint cukup bantu mereka dengan
masalah mereka atau jika personalia dari perusahaan menanyakan pengiriman
barang pesanan mereka, jangan berikan penawaran lain atau bertanya tentang
kepuasan mereka telah membeli produk dari perusahaan kamu bekerja.
4. Loud and
Clear
Loud and
clear berarti keras dan jelas, maksudnya adalah ketika berbicara menggunakan
bahasa Inggris, hendaknya mengatakannya dengan jelas dan keras dalam arti cukup
untuk didengar melalui telepon. Hindari cara bicara pelan, cepat, dan kurang
jelas agar tidak membuat lawan bicara pada telepon memintamu mengulangi
pernyataan yang kamu katakan.
Apabila
kurang jelas dengan hal yang disampaikan lawan bicara lewat telepon, kamu dapat
mengatakan 'pardon me' atau ’could you repeat’ yang bermaksud meminta lawan
bicara untuk mengulangi hal yang mereka sampaikan. Situasi yang sama dapat
terjadi jika lawan bicaramu dalam telepon meminta pengulangan, mereka mungkin
menggunakan kalimat di atas untuk memintamu mengulangi hal yang kamu katakan.