Menganalisis Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan pada kegiatan Administrasi
1.Pengertian Jabatan
Jabatan atau occupation adalah kedudukan
pegawai dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan,
keterampilan, dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik.
2.Jenis Jabatan
1.Kepala
Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor
Pimpinan kantor adalah orang yang
memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara
keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme
kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan.
2.Manajerial
Bagian manajerial
adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan
fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing,
actuating, controlling, decision making). Jabatan manajerial adalah
jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan
nonstaf/pelaksana.
3.Staf atau Pembantu Ahli
Jabatan ini merupakan para tenaga ahli
yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan
manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contoh staf
simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran
4.Kepala Personalia
atau HRD (Human Resource Department)
Orang yang memiliki jabatan ini bekerja
di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai
dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/
mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan
kesehatan, dan lain-lain.
5.Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi
Kepala tata usaha adalah orang yang
menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh
kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan
unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian,
keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor.
3.Tugas
·
Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan.
·
Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline
maupun online
·
Memesan persediaan alat tulis kantor
·
Menyapa dan melayani klien
·
Membuat agenda kantor
·
Filling data entry / mengisi data entri perusahaan
·
Mengelola buku harian