Jenis-Jenis Surat Dinas
Seperti penjelasan diatas bahwa surat dinas memiliki tujuan yang
berbeda-beda dalam pembuatannya. Berikut ini adalah jenis-jenis surat dinas:
1. Surat Pemberitahuan
Dalam menyampaikan informasi kepada pihak lain, biasanya digunakan surat
pemberitahuan. Jenis surat ini banyak dikeluarkan oleh instansi pemerintah,
karena terkait dengan informasi terbaru maupun adanya kegiatan tertentu. Surat
pemberitahuan mencakup informasi yang menunjang suatu kegiatan.
2. Surat Undangan
Suatu instansi kadang melakukan suatu kegiatan yang mengundang pihak
luar. Untuk menyampaikan informasi tadi digunakanlah surat undangan resmi.
Dengan adanya surat undangan akan menjadikan penerima merasa dihormati dan
ditunggu kehadirannya pada suatu kegiatan.
3. Surat Panggilan Kerja
Jenis surat dinas selanjutnya adalah surat panggilan kerja. Dimana surat
ini ditujukan untuk karyawan yang diterima bekerja untuk diinformasikan
mengenai kelulusannya dalam tahapan tes penerimaan karyawan.
4. Surat Mutasi Karyawan
Ketika seorang karyawan dimutasi dari suatu tempat atau posisi, maka
instansi tempatnya bekerja akan membuatkan surat mutasi yang akan digunakan
sebagai pemberitahuan untuk tempatnya yang lama dan tempatnya yang baru.
5. Surat Perjalanan Dinas
Dalam melakukan perjalanan dinas seorang karyawan juga memerlukan surat
tugas. Sebagai bukti penugasannya disuatu tempat dari instansi tempat ia
bekerja.
6. Surat Perintah Kerja
Ketika memutuskan pemenang suatu pekerjaan, maka akan terbitlah surat
perintah kerja. Dalam surat ini menginformasikan mengenai waktu dan teknis
pelaksanaan pekerjaan.
Struktur Surat Dinas
1. Kop Surat
Ini merupakan bagian awal dan teratas dari surat
dinas. Memiliki fungsi menjelaskan dari mana instansi yang mengeluarkan surat
tersebut. Bentuk kop surat sendiri bermacam-macam namun biasanya terdiri dari
logo instansi, alamat instansi, no telpon, dan nama instansi.
2. Tanggal Surat
Ketika membuat suatu surat maka jangan lupa untuk
mencantumkan tanggal. Karena dengan adanya tanggal kita menjadi paham kapan
waktu surat ini dikeluarkan.
3. Nomor Surat
Pemberian nomor surat tentu menjadi hal yang wajib bagi sebuah instansi. Dengan
adanya nomor surat bagian administrasi pun dapat mudah menyusun pengarsipan
dari surat itu sendiri.
4. Perihal
Perihal menjelaskan secara singkat maksud dan tujuan keluarnya surat tersebut.
5. Alamat
Alamat penerima surat perlu dicantumkan dalam surat dinas. Info ini berguna
untuk orang yang mengirimkan surat dan bermanfaat untuk menjadikan surat itu
telihat lebih resmi.
6. Lampiran
Lampiran berisi mengenai berkas atau ada informasi tambahan yang disampaikan
dalam sebuah surat. Biasanya lampiran ini menjadi alat kelengkapan dalam surat
dinas, dimana pada halaman utama tidak dapat memuat mengenai isi lampiran.
7. Salam Pembuka
Seperti juga surat lainnya dalam penulisan surat dinas juga wajib menggunakan
salam pembuka yang formal. Dengan salam pembuka yang formal membuat surat
terlihat lebih resmi.
8. Isi Surat
Jelaskan secara detail, singkat dan padat mengenai maksud dan tujuan pembuatan
surat. Usahakan tidak bertele-tele dalam menulis isi dari surat dinas.
9. Salam Penutup
Tak lupa bagian salam penutup sebagai bagian akhir surat. Sama seperti salam
pembuka, gunakanlah salam penutup yang bisa diakses oleh semua orang.
10.
Nama dan Stempel
Nama pejabat yang berwenang mengeluarkan surat dan stempel instansi penerbit
surat juga penting untuk dicantumkan dalam surat dinas.
11.
Tembusan
Ada pihak lain yang perlu mendapatkan informasi mengenai surat dinas yang kita
buat. Maka perlu dibuatkan tembusan.
Contoh Surat Dinas
Nomor : 05/DPD-Kab Bogor/X/2018
Perihal : Teguran I
Lampiran
Kepada Yth.
Pimpinan PT Elang Sejahtera
Jl. Raya Bogor Km 31
Bogor
Dengan hormat,
Berdasarkan informasi yang kami terima dari Kepala Satpol PP Kabupaten Bogor
yang menginformasikan bahwa PT Elang Sejahtera saat ini memasang baliho di Jl
Raya Bogor Km 35. Baliho tersebut saat ini belum dibayarkan pajaknya senilai
Rp. 5.250.000 (Lima Juta Dua Ratus Lima Puluh Ribu).
Untuk itu dengan masuknya surat ini kami bermaksud untuk menagih biaya pajak
reklame tersebut. Kami memberikan waktu hingga 30 September 2019 untuk pihak
kantor bapak bisa menyelesaikan permasalahan ini. Jika dalam waktu yang sudah
ditentukan tidak ada respon balik dari perwakilan perusahaan maka kami akan
menindak dengan mencopot baliho tersebut.
Demikianlah informasi ini kami sampaikan agar menjadi perhatian bagi perusahaan
bapak. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda Tangan dan Stempel)
Ibrahim Susanto M.BA
Tembusan : Ibu Bupati Kab Bogor
Kepala Dinas Pendapatan Daerah.
Demikianlah hal-hal yang perlu diketahui mengenai surat dinas, semoga
bermanfaat.
Tanya-Jawab
Siapa saja yang berhak membuat surat dinas?
Mengenai kewajiban orang yang berhak mengeluarkan surat dinas, biasanya
diatur di dalam SOP perusahaan/instansi terkait. Sebagai contoh, untuk
kementrian di pemerintahan Indonesia, surat dinas dapat dikeluarkan oleh jabatan
mentri, wakil mentri, eselon I, hingga kepala kanwil.
Apa arti disposisi dalam surat dinas?
Disposisi biasanya dimaksudkan untuk menjabarkan detil tindak lanjut
yang harus dilakukan secara tertulis. Disposisi ini biasanya menjadi satu
kesatuan dengan naskah surat dinas dan tidak boleh dipisahkan dari surat dinas
aslinya.
Apa fungsi rujukan dalam surat dinas?
Rujukan biasanya diperlukan dalam pembuatan surat dinas, dalam contoh
surat dinas di atas, pada kasus aslinya, harus diberikan rujukan berupa nomor
surat yang mengatur perpajakan reklame.
Sehingga isi dari surat dinas dapat dipertanggungjawabkan.
Apa yang dimaksud dengan surat masuk / surat
keluar?
Surat dinas antar instansi biasanya akan didata secara rapi dan
sistemik. Oleh karena itu, setiap surat dinas yang dibuat oleh suatu perusahaan
biasanya dikategorikan sebagai surat keluar dan surat yang
diterima dari instansi lain digolongkan sebagai surat masuk