Langsung ke konten utama

Q. MENULIS SURAT DINAS

MENULIS SURAT DINAS

A.   Pengertian Surat Dinas

Surat dinas adalah sebuah surat yang dibuat dengan bahasa formal dari suatu instansi baik pemerintah maupun swasta, dimana surat tersebut memiliki tujuan kedinasan antar instansi. Dari definisi diatas dapat diketahui bahwa surat dinas hanya dikeluarkan pada waktu dan kondisi tertentu oleh sebuah instansi. Dalam pembuatannya surat dinas mengacu pada Standar Surat Resmi dimana dalam penulisannya menggunakan bahasa resmi sesuai EYD.

Biasanya sebuah instansi mengeluarkan surat dengan tujuan yang beragam seperti untuk undangan, teguran, pengumuman, serta tujuan lainnya. Ketika penerbitan sebuah surat dinas juga harus diketahui pejabat terkait yang berwenang mengeluarkan surat tersebut. Tanpa adanya tanda tangan pejabat terkait surat dinas maka surat tersebut tidak berlaku.

B.   Ciri-Ciri Surat Dinas

Berbeda dengan surat lainnya, ada ciri-ciri khusus yang terdapat dalam sebuah surat dinas. Inilah beberapa ciri khusus dari surat dinas yang membedakannya dari surat lainnya.

  1. Memiliki Kop Surat

Hal yang paling membedakan surat dinas dengan surat jenis lainnya adalah bahwa setiap surat dinas selalu memiliki kop surat yang berada dibagian atas. Kop ini menunjukkan dari mana surat ini berasal. Tanpa adanya kop surat sang penerima akan bingung karena tidak mengetahui instansi mana yang mengirimkan surat tersebut.

  1. Memiliki Nomor Surat

Selanjutnya point kedua yang membedakan surat dinas dengan surat lainnya adalah nomor surat. Setiap surat dinas yang keluar akan dicatat dalam buku administrasi instansi penerbit surat. Fungsi penomoran ini berhubungan dengan tertib administrasi di instansi tersebut.

  1. Menggunakan Bahasa Resmi

Surat dinas selalu menggunakan bahasa yang resmi. Karena surat ini ditujukan untuk instansi lainnya maka bahasa yang digunakan juga resmi. Akan menjadi tidak sopan jika dalam penulisan surat ini menggunakan bahasa tidak resmi.

  1. Dilengkapi Stempel atau Cap Instansi

Ciri lainnya adalah surat dinas selalu mencantumkan stempel atau cap dari instansi yang menerbitkan surat. Sama seperti kop surat fungsi stempel bertujuan untuk menginformasikan asal surat tersebut.

C.   Syarat-Syarat Surat Dinas

Tulisan diatas sudah menjelaskan mengenai ciri-ciri surat dinas. Saat ini kita akan menjelaskan mengenai syarat-syarat surat dinas. Memang tidak ada aturan baku dalam penulisan surat dinas. Namun perlu dipelajari syarat-syaratnya agar surat tersebut tidak terkesan non formal. Adapun syarat-syarat penulisan surat dinas adalah sebagai berikut :

  1. Menggunakan bahasa resmi dalam penulisan isi surat dinas
  2. Surat dibuat ringkas, padat dan jelas.
  3. Menjelaskan secara detail mengenai isi surat
  4. Format surat dibuat sesuai standar resmi.

 


Label:

Postingan populer dari blog ini

A. JENIS-JENIS ADMINISTRASI | ADUM | 1

JENIS-JENIS ADMINISTRASI A.Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli Setelah memahami apa itu administrasi baik secara  bahasa  dan pengertian umumnya berikut ini merupakan penjelasan definisi administrasi menurut para ahli. Ada banyak sekali ahli yang mengutarakan definisi administrasi, diantaranya adalah: 1. Ulbert Administrasi dalam arti luas yaitu penyusunan dan pencatatan data atau informasi secara sistematis baik eksternal maupun internal yang bertujuan untuk menyajikan keterangan dan mendapatkannya kembali secara lebih mudah baik sebagian saja maupun semuanya. Sementara itu, dalam arti sempit seringkali disebut juga sebagai tata usaha. 2. Willam Leffingwell dan Edwin Robinson Administrasi  merupakan bagian dari ilmu menejemen yang masih berkaitan dengan pelaksanaan aktivitas perkantoran baik dimana saja dan kapanpun pekerjaan tersebut dilakukan. 3. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo Administrasi yaitu suatu proses dan tata kerja yang ada dalam seti...
Baca selengkapnya

L. CARA MENGELOLA KOMPETENSI PERSONAL | ETIKA PROFESI

  CARA MENGELOLA KOMPETENSI PERSONAL Kompetensi personal adalah Kemampuan atau kecakapan seseorang untuk berkinerja. Kinerja (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Efektif tidaknya suatu hasil kerja sangat dipengaruhi oleh pengetahuan, keterampilan serta perilaku yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan. Mengelola kompetensi personal berarti kepandaian seseorang untuk mengelola kemampuan dan kecakapan yang dimilikinya dengan prestasi kerja serta sikap yang baik sehingga dapat memuaskan pemberi kerja dan sesuai dengan tujuan perusahaan. Mengelola kompetensi personal dapat dilakukan dengan cara menjaga kepribadian dan presentasi diri, menambah kemampuan dengan pelatihan pendidikan serta pengembangan karir. 1. Menjaga Kepribadian a) Menjaga kepribadian yang baik Kepribadian adalah ciri, karakteristik, gaya atau sifat–sifat yang memang k...
Baca selengkapnya

M. PROSES PENYUSUNAN ANGGARAN | OTKK | 14

  PROSES PENYUSUNAN ANGGARAN Berikut ini terdapat beberapa proses penyusunan anggaran, yaitu sebagai berikut:   1. Departemen Anggaran Departemen anggaran adalah departemen yang bertugas mengadministrasikan aliran informasi sistem pengendalian melalui anggaran, fungsi : Menerbitkan prosedur dan formulir untuk penyusanan anggaran mengkoordinasikan dan menerbitkan setiap asumsi-asumsi dasar yang dikeluarkan kantor pusat untuk digunakan dalam menyusun anggaran Menjamin bahwa informasi di komunikasikan secara wajar diantara unit-unit organisasi yang saling berhubungan. Membantu pusat-pusat pertanggung jawaban didalam menyusun anggaran Menganalisis usulan anggaran dan membuat rekomendasi, pada penyususan anggaran dan manajemen puncak. Menangani proses pembuatan repisi anggaran selama tahun tersebut Menganalisis laporan prestasi sesungguhnya dibandingkan anggarannya, menginterprestasiakan hasilnya dan menyiapkan la...
Baca selengkapnya