MENULIS SURAT DINAS
A.
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah sebuah surat yang dibuat dengan bahasa formal
dari suatu instansi baik pemerintah maupun swasta, dimana surat tersebut
memiliki tujuan kedinasan antar instansi. Dari definisi diatas dapat diketahui
bahwa surat dinas hanya dikeluarkan pada waktu dan kondisi tertentu oleh sebuah
instansi. Dalam pembuatannya surat dinas mengacu pada Standar Surat Resmi
dimana dalam penulisannya menggunakan bahasa resmi sesuai EYD.
Biasanya sebuah instansi mengeluarkan surat dengan tujuan yang beragam
seperti untuk undangan, teguran, pengumuman, serta tujuan lainnya. Ketika
penerbitan sebuah surat dinas juga harus diketahui pejabat terkait yang
berwenang mengeluarkan surat tersebut. Tanpa adanya tanda tangan pejabat
terkait surat dinas maka surat tersebut tidak berlaku.
B.
Ciri-Ciri
Surat Dinas
Berbeda dengan surat lainnya, ada ciri-ciri khusus yang terdapat dalam
sebuah surat dinas. Inilah beberapa ciri khusus dari surat dinas yang membedakannya
dari surat lainnya.
- Memiliki Kop Surat
Hal yang paling membedakan surat dinas dengan surat
jenis lainnya adalah bahwa setiap surat dinas selalu memiliki kop surat yang
berada dibagian atas. Kop ini menunjukkan dari mana surat ini berasal. Tanpa adanya
kop surat sang penerima akan bingung karena tidak mengetahui instansi mana yang
mengirimkan surat tersebut.
- Memiliki Nomor Surat
Selanjutnya point kedua yang membedakan surat dinas
dengan surat lainnya adalah nomor surat. Setiap surat dinas yang keluar akan
dicatat dalam buku administrasi instansi penerbit surat. Fungsi penomoran ini
berhubungan dengan tertib administrasi di instansi tersebut.
- Menggunakan Bahasa Resmi
Surat dinas selalu menggunakan bahasa yang resmi.
Karena surat ini ditujukan untuk instansi lainnya maka bahasa yang digunakan
juga resmi. Akan menjadi tidak sopan jika dalam penulisan surat ini menggunakan
bahasa tidak resmi.
- Dilengkapi Stempel atau Cap Instansi
Ciri lainnya adalah surat
dinas selalu mencantumkan stempel atau cap dari instansi yang menerbitkan
surat. Sama seperti kop surat fungsi stempel bertujuan untuk menginformasikan
asal surat tersebut.
C.
Syarat-Syarat
Surat Dinas
Tulisan diatas sudah menjelaskan mengenai ciri-ciri surat dinas. Saat
ini kita akan menjelaskan mengenai syarat-syarat surat dinas. Memang tidak ada
aturan baku dalam penulisan surat dinas. Namun perlu dipelajari
syarat-syaratnya agar surat tersebut tidak terkesan non formal. Adapun
syarat-syarat penulisan surat dinas adalah sebagai berikut :
- Menggunakan bahasa
resmi dalam penulisan isi surat dinas
- Surat dibuat ringkas,
padat dan jelas.
- Menjelaskan secara
detail mengenai isi surat
- Format surat dibuat
sesuai standar resmi.