MENERAPKAN TATA RUANG
KERJA/KANTOR (OFFICE LAYOUT)
A.
Pengertian Dan Tujuan Tata
Ruang Kantor
1.
Pengertian
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office
Layout atau sering disebut juga Layout saja.
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam
ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor
diantaranya, sebagai berikut :
a. Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah
penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang
memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
b. Menurut Litlefield &
Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the
arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata
ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan
pada luas yang tersedia).
2.
Tujuan
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
a. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan
arus kerja.
b. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
c. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang
bekerja.
d. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan
karyawan dari meja ke meja.
e. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara
karyawan dengan karyawan lainnya.
f. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
g. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
h. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan
tamu yang datang.
i. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
B.
ASAS-ASAS POKOK DAN
PRINSIP TATA RUANG KANTOR
1.
Asas-Asas Pokok Tata Ruang
Kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat
azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor
yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
a. Asas jarak terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak
meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar
karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan
perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak
meja yang tidak terlalu lebar.
b. Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan
pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena
pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
c. Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan.
Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan
lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
d. Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan
maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
2.
Prinsip-Prinsip Tata Ruang
Kantor
a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis
lurus.
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan
harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik
pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan
dibagian depan.
h.
Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya
ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
i.
Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada
dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
C.
BENTUK-BENTUK TATA RUANG
KANTOR
1.
Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan
ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
Keuntungannya:
1)
Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
2) Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
3) Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
4) Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak
terganggu oleh kegiatan para karyawan.
Kelemahannya:
1)
Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang
oleh penyekat.
2) Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap
dan gerah.
3) Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan
bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
4) Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun
perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
2.
Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak
dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya
dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak
mudah diamati dari satu sudut pandang.
Keuntungannya:
1) Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
2)
Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
3)
Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja
yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
4)
Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
5)
Mudah merubah ruangan.
6)
Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata
ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.
7)
Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat
kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.
Kelemahannya:
1) Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus
menerus.
2)
Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
3)
Pekerja akan kehilangan kepribadian.
4)
Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas
antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.
5)
Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh
akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.
6)
Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika
dibandingkan dengan ruang tertutup.
3.
Tata Ruang Kantor Semi
Tertutup
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
Keuntungannya:
Ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga
privasi kerja
Kelemahannya:
Ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat
lebih sulit dilakukan.
D.
FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI TATA RUANG
1.
Perencanaan Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan,
diantaranya:
1) Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
2) Kualitas pekerjaan lebih baik.
3) Kesalahan-kesalahan berkurang.
4) Semangat kerja pegawai lebih baik.
5) Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
6) Prestise lebih baik untuk perusahaan.
2.
Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan
diantaranya:
1) Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
2) Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan
produktivitas pegawai.
3) Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
4) Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
5) Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli
membedakan tiga warna pokok, yaitu:
1) Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam
kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca
indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
2) Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan
berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan
riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
3) Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan
ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan
otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh
terhadap tamu yang datang, diantaranya:
1) Kepercayaan terhadap kantor
2) Efisiensi atau produktifitas
3) Moral
3.
Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh
keuntungan-keuntungan, diantaranya:
1) Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
2) Produktivitas kerja yang lebih tinggi
3) Kualitas pekerjaan yang lebih baik
4) Semangat kerja yang lebih tinggi
5) Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
6) Kesan yang lebih baik dari para tamu
4. Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
1) Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
2) Kesulitan mengadakan konsentrasi
3) Kesalahan yang lebih banyak
4) Kelelahan yang bertambah
5) Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para
pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:
1) Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
2) Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
3) Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
4) Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari
bahan yang tidak banyak meneruskan suara.