SURAT NIAGA
Surat niaga disebut juga sebagai
surat bisnis. Surat ini berfungsi sebagai sarana komunikasi dalam transaksi
bisnis/perdagangan. Surat niaga digunakan oleh badan yang menyelenggarakan
kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna
dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.
Sebelum suatu transaksi perdagangan
terjadi selalu diawali dengan perkenalan, tawar-menawar dan sebagainya. Dengan
demikian terjadilah kegiatan tukar menukar informasi, baik secara lisan maupun
tertulis. Pertukaran informasi secara tertulis salah satunya menggunakan surat
sebagai medianya. Kegiatan inilah yang selanjutnya disebut sebagai
korespondensi niaga.
Macam-macam surat niaga/surat bisnis
1. Surat perkenalan (introduction
letter)
2. Surat permintaan
penawaran (letter of inquiry)
3. Surat penawaran (offered)
4. Surat pesanan (ordered atau purchase
order/PO)
5. Surat pemberitahuan
pengiriman barang/surat pengantar barang
6. Surat klaim dan
penyelesaiannya
7. Surat tagihan dan
jawabannya
8. Surat pesanan
secara kredit dan tanggapannya
9. Surat permintaan
referensi dan tanggapannya
Dalam menulis surat niaga ada juga
hal-hal yang harus kita perhatikan, antara lain seperti:
§ Menetapkan tujuan
§ Menetapkan isi
surat
§ Nama dan jenis
barang
§ Merk dan kualitas
barang
§ Banyak barang yang
ditawar
§ Penetapan tata
urutan isi surat
§ Menyelesaikan
setiap bagian isi surat satu persatu
§ Hindari penggunaan
singkatan
1. Surat Perkenalan (Introduction
Letter)
Surat perkenalan adalah surat niaga
yang berasal dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang
suatu produk. Tujuan surat ini adalah menyampaikan informasi agar pembaca tertarik
dengan produk yang dihasilkan dan berlanjut dengan memesan produk tersebut.
Kedudukan surat perkenalan cukup lemah, maka perlu disusun selengkap dan sebaik
mungkin.
Hal-hal yang perlu diinformasikan
dalam surat perkenalan antara lain:
§ Nama perusahaan dan
bidang usaha yang dijalankan.
§ Gambaran produk
yang dihasilkan, ciri-ciri, kelebihan dan sebagainya.
Cara Menyusun
Berikut ini adalah beberapa hal yang
perlu disampaikan/diinformasikan dalam surat perkenalan.
1) Hal: Perkenalan….
2) Alinea Pembuka
Memperkenalkan nama perusahaan dan kegiatannya.
3) Alinea Isi (Tubuh)
Mengenalkan produk atau jasa yang dihasilkan; cantumkan nama, jenis,
ukuran barang, serta kelebihannya.
4) Alinea Penutup
Menyampaikan ucapan terima kassih, harapan agar segera memesan dan niat
untuk memberikan pelayanan yang baik.
Contoh Surat Perkenalan
PT SURYA ABADI
Jalan Kemanggisan Nomor 21
JAKARTA BARAT 11530
_________________________________________________________________________
No. :
021/SA-B/IV/14 1
April 2014
Yang Terhormat
Pimpinan PT Mandiri Jati
JL. Pahlawan Revolusi No. 88
Jakarta Timur
Hal : Perkenalan
Jasa Perjalanan
Dengan hormat,
Perusahaan kami PT Surya Abadi,
bergerak dalam jasa bidang perjalanan, khusus melayani berbagai perjalanan
rohani atau ziarah.
Perjalanan yang biasa kami lakukan
adalah perjalanan tour ke Loudres, Yerusalem, Roma, dan tempat-tempat suci
lainnya. Petugas-petugas kami sangat berpenganlaman dalam memilih rute yang
bisa menghemat biaya. Selain itu mereka dibekali pengetahuan yang memadai
tentang tempat ziarah tersebut.
Telah disediakan Tour
Leader dalam beberapa bahasa sekaligus siap memadu berbagai acara
ibadat yang berkaitan dalam tur tersebut.
Bersama ini kami lampirkan brosur
agar bisa lebih menjelaskan keterangan kami.
Kepercayaan Bapak kami tunggu dan terima kasih.
Hormat kami,
Adi Setiawan, S.H.
Manager Penjualan
Lampiran: Brosur Perjalanan
2. Surat Permintaan
Penawaran (Letter Of Inquiry)
Surat permintaan penawaran juga dapat
disebut permintaan daftar harga dari calon pembeli. Surat ini merupakan tanggapan
atas perkenalan atau pameran yang diselenggarakan. Pada umumnya alasan perlunya
pembutan surat permintaan penawaran antara lain:
a. Untuk mengisi
berbagai barang dagangan karena akan membuka cabang baru, termasuk membuka
usaha baru.
b. Produk yang diminta
diminati oleh calon pembeli.
c. Mempunyai keinginan
untuk memiliki produk yang ditawarkan.
d. Tertarik akan suatu
hasil produk yang dipamerkan, diiklankan atau dilihat di show room.
e. Tertarik dengan
perkenalan yangdisampaikan.
Informasi yang diharapkan dapat
disampaikan melalui surat penawaran antara lain:
§ Nama barang, model,
tife, merk, syarat mendapatkan, syarat pembayaran, potongan harga, sifat
penawaran.
§ Bila memungkinkan,
minta dikirim contoh, daftar harga, booklet, katalog, brosur,
dan sebagainya.
Cara Menyusun
1) Hal: Permintaan
Penawaran….
2) Alinea Pembuka
Bagian ini menyampaikan alas an pembuatan surat permintaan
penawaran. Bisa karena tertarik setelah menyaksikan suatu pameran,
karena membaca iklan, menanggapi surat perkenalan, atau karena akan
mengembangkan usaha.
3) Alinea Isi (Tubuh)
Ada kaitan antara isi dan pembuka. Bagian ini berisi permintaan
keterangan akan barang atau jasa yang diinginkan. Biasanya meliputi: harga,
mutu, jenis, ukuran keunggulan, syarat pembayaran, syarat penyerahan, kemasan
dan sebagainya. Bila pula disertai permintaan pengiriman contoh (sample),
brosur, daftar harga dan sebagainya.
4) Alinea Penutup
Ucapan terima kasih dan harapan agar permintaan segera dipenuhi. Dapat
pula disampaikan alasan, karena akan mempertimbangkan penawaran pihak lain.
Contoh Surat Permintaan Penawaran
PT GUNUNG MERAPI
Jalan Mgr. Sugiyopranoto No. 25
SEMARANG
_________________________________________________________________________
No.: 004/GM/IV/14
16 April 2014
Yang terhormat
Direktur PT Indolook Bakti Utama
Jalan HR. Rasuna Said Kav. B-10
Jakarta
Hal: Permintaan Daftar Harga Lemari Besi
Salam hormat,
Setelah membaca dan menyimak kolom iklan di harian Kompas tanggal 15
April 2014, mengenai penawaran lemari besi merk Chubb, kami sangat tertarik dan
bermaksud segera memesan.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin mengetahui informasi mengenai
harga satuan, syarat pembayaran, cara pengiriman, maupun potongan harga yang
diberikan.
Selain itu, kami harap Saudara dapat melampirkan brosur dan daftar harga
merk lain sebagai bahan pertimbangan.
Tanggapan Saudara kami tunggu secepatnya. Terima kasih.
Salam kami,
Ani Atih, S.E.
Manager Pembelian
Tembusan: Bagian Persediaan
A/a
3. Surat Penawaran (Offered)
Surat penawaran disebut juga surat
jual atau offered. Kedudukan surat ini lemah, maka harus
menggunakan bentuk yang menarik, bahasa yang baik dan sopan serta menyampaikan
informasi secara lengkap. Isi informasi harus sesuai dengan barang yang
ditawarkan dan jangan menjerumuskan karena berlebihan.
Surat penawaran dibuat atas dasar
surat permintaan penawaran atau karena akan memasarkan suatu produk baru. Bila
penawaran dilakukan karena ingin memperkenalkan produk, maka bentuknya dapat
lebih bebas dibandingkan dengan permintaan penawaran.
Isi pokok surat penawaran antar lain:
a. Nama, jenis,
kualitas barang
b. Harga satuan
c. Sifat penawaran
d. Cara pembayaran
e. Cara penyerahan
barang
f. Besar potongan yang
diberikan
g. Besar uang muka
yang harus dibayarkan
h. Alat angkut barang
i. Jaminan lainnya
Sifat penawaran ada tiga macam, yaitu:
1) Penawaran tetap,
yaitu penawaran yang tidak berubah sifat, baik mengenai harga maupun
syarat-syarat.
2) Penawaran bebas,
penawaran yang isi informasinya sewaktu-waktu bisa berubah, tanpa
pemberitahuan.
3) Penawaran dengan
jangka waktu, misalnya berlaku untuk 3 bulan, selam bualn promosi dan
sebagainya.
Ada beberapa macam syarat-syarat
pembayaran yang biasa dilakukan yaitu:
a. Pembayaran
tunai/kontan, dibedakan atas:
1) Cash and carry
(C&C), dibayarkan sebelum barang diangkat
2) Cash on delivery
(COD), dibayarkan setelah barang dikirim
b. Remburs, yaitu pembayaran
yang dilakukan saat mengangkat barang.
c. Membayar saaat
dokumen tiba, yaitu untuk barang impor.
Alat angkut yang bisa dimanfaatkan
sehubungan dengan pengiriman barang antara lain:
§ EMKL (Ekpedisi
Muatan Kapal Laut)
§ AWB (Air Way
Bill)
§ ELTEHA
§ Titipan Kilat
§ Armada Angkatan
Laut Perusahaan
§ Pos, dan lain-lain
Sedangkan alat penawaran yang dapat
dimanfaatkan antara lain: Surat, iklan, reklame, poster, spanduk,
brosur/selebaran, TV, radio, dan lain-lain. Harga satuan dan penyerahan barang
dalam penawaran sering disatukan.
Contoh
Harga per buah Rp. 50.000,00/franco
Artinya, harga per buah Rp. 50.000,00 dan barang diserahkan di gudang
pembeli.
Beberapa istilah penyerahan barang yang perlu diketahui antara lain:
a. Loco gudang:
barang diserahkan di gudang penjual
b. Franco: barang diserahkan
di gudang pembeli
c. Eks gudang: barang
diserahkan di luar gudang penjual
d. Fob: free on
board, barang diserahkan di atas kapal
e. For: free on
rail, barang diserahkan di atas gerbong kereta
f. Fos: free on
station, barang diserahkan di gudang stasiun kereta
g. Fas: free
alongside ship, barang diserahkan di samping kapal
Bila penawaran yang disampaikan
menyangkut tentang suatu produk, biasanya disertai dengan contoh (sample)
barang yang disertakan. Sample untuk:
§ Kain, berupa album
berisi berbagai jenis kain
§ Mesin, berupa
miniatur
§ Hasil bumi, berupa
kantong berisi hasil bumu tersebut
§ Minyak wangi,
berupa botol-botol kecil
Cara Menyusun
1) Hal: Penawaran….
2) Alinea Pembuka
Alinea ini berisi jawaban dari surat permintaan penawaran yang telah
diterima. Jangan lupa menyebut nomor dan tanggal suratnya. Selain itu bisa pula
berisi usaha coba-coba menawarkan suatu produk baru yang menginformasikan
keunggulan akan produk baru yang dikeluarkannya yang berbeda dengan produk lain
yang telah ada.
3) Aline Isi (Tubuh)
Bagian ini bisa terdiri atas beberapa alinea tergantung dari informasi
yang akan disampaikan. Biasanya isi informasi adalah menyebutkan nama barang,
harga satuan, kualitas, cara pembayaran, uang muka, cara penyerahan, cara
pemesan melakukan pembayaran, alat angkut yang digunakan, penyampaian lampiran
dan sebagainya.
4) Alinea Penutup
Bagian ini berisi ungkapan terima kasih dan harapan agar penerima segera
melakukan pesanan.
5) Lampiran
Brosur, leaflet, daftar harga dan sebagainya.
Contoh Surat Penawaran
PT ECHOSTAR
Jalan Danau Sunter Utara
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No.: 0924/ECH/IV/14 18 April 2014
Toko Electrica Nusantara
Jalan Gereja Lama No. 5
Semarang
Hal: Penawaran Alwedo Parabola
Dengan hormat,
Surat Saudara No. 011/EN/IV/14, tanggal 16 April 2014, perihal
permintaan penawaran Alwedo Parabola, telah kami terima. Untuk itu terima
kasih.
Sehubungan dengan hal itu, dapat kami informasikan hal-hal berikut:
1. Harga satuan Rp. 2.150.000,00/franco
2. Pembelian lebih dari satu unit mendapat potongan 15%
3. Pesanan disertai uang muka 25% dari jumlah harga
4. Pelunasan pembayaran setelah barang diterima
5. Garansi 2 tahun
Selain itu, kami juga menjual parabola dengan harga grosir.
Agar lebih jelas, berikut ini kami lampirkan daftar harga dan leaflet.
Terima kasih.
Hormat kami,
Adi Setiawan, S.H.
Manager Penjualan
Lampiran: Brosur dan Daftar Harga
Tembusan: Bagian Promosi
A/a
4. Surat Pesanan (Ordered atau Purchase
Order/PO)
Surat pesanan juga disebut surat
beli, biasanya surat pesanan terjadi setelah adanya surat penawaran dengan
mempertimbangkan ketentuan:
a. Setelah mempelajari
dan meneliti barang yang ditawarkan
b. Barang tersebut
memang diperlukan atau banyak diminati calon pembeli
c. Ingin melengkapi
barang-barang yang dijual
d. Syarat-syarat yang
diajukan dalam penawaran disetujui calon pembeli
e. Sesuai dengan
kondisi keuangan yang telah diperhitungkan
Hal-hal yang dicantumkan dalam
pesanan antara lain:
a. Menyebutkan nama
barang dan jumlahnya
b. Menyebutkan harga
satuan dan jumlah harganya
c. Menyebutkan jumlah
terbayar setelah dipotong discount
d. Menyebutkan jumlah
uang muka yang telah dikirim dan sarana pengiriman
e. Kesanggupan
pelunasan sisanya
f. Kapan barang harus
diterima
g. Mungkin minta cara
pembungkusan dan alat angkutnya
Cara Menyusun
1) Hal: Pesanan….
2) Alinea Pembuka
Menyebutkan nama dan tanggal surat penawaran yang telah diterima dan ucapan
terima kasih
3) Alinea Isi (Tubuh),
antara lain memuat informasi:
§ Setelah mempelajari
barang yang ditawarkan, tertarik untuk melakukan pemesanan.
§ Menyebutkan jenis,
tipe, jumlah barang yang akan dipesan
§ Menyebutkan harga
satuan dan jumlah harga keseluruhan
§ Berapa yang harus
dibayar setelah dipotong discount
§ Menyebutkan uang
muka yang telah dikirim dan cara pengirimannya
§ Menyebutkan jumlah
sisa yang belum dibayar dan kesanggupan pelunasan
§ Melampirkan kopi pembayaran
uang muka
§ Menyampaikan
harapan akan pengiriman barang
4) Alinea Penutup
Menyampaikan terima kasih dan harapan akan kiriman barang.
5) Lampiran
Foto kopi bukti setoran uang muka
Contoh Surat Pesanan
PT PADANG BULAN
Jalan P. Andalas No. 2
SEMARANG SELATAN
_________________________________________________________________________
No.: 028/PB/IV/14 20 April 2014
Yang terhormat,
Direktur Pemasaran Drs. Lukito
PT Jaya Raya
Jalan Siaga Raya No. 16, Pulo Gadung
Jakarta
Hal: Pesanan Mesin Facsimile
Dengan hormat,
Surat penawaran Saudara No. 80/JR/III/12, tanggal 30 Maret 2012, tentang
penawaran mesin facsimile, telah kami terima.
Setelah mempertimbangkan beberapa hal, kami tertarik dan bermaksud
memesan 10 unit mesin Facsimile merk Dotoon @Rp. 10.000.000,00, total terbayar
Rp. 100.000.000,00.
Pembayaran akan kami lakukan secara tunai setelah mesin kami terima
dalam kondisi baik.
Harap mesin tersebut Saudara kirim secepatnya. Terima kasih.
Hormat kami,
Ani Atih, S.E.
Manager Pembelian
Tembusan:
1. Bag. Keuangan
2. Bag. Gudang
5. Surat Pemberitahuan
Pengiriman Barang (SPPB) dan Surat Pengantar Barang (SPB)
Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang (SPPB)
Apabila syarat-syarat pesanan sudah
disepakati, maka sudah dapat dibuatkan surat perjanjian jual beli. Apabila
barang-barang yang dipesan ada dalam persediaan, maka dipersiapkan pengiriman
barang. Surat tersebut perlu dilampiri dengan kopi faktur, daftar barang dan
surat pengantar barang.
Hal-hal yang dicantumkan dalam surat
pemberitahuan pengiriman barang antara lain:
a. Nama barang, merk,
jumlah dan harga satuan
b. Discount yang
disepakati
c. Uang muka yang
telah diterima
d. Kode-kode dalam
bungkus barang
e. Mengingatkan akan
pelunasan sisanya
f. Pemberitahuan alat
angkut yang dipakai
Cara Menyusun
1) Hal: Pengiriman
Barang Pesanan
2) Alinea Pembuka
Memuat informasi telah menerima surat pesanan dengan menyebutkan nomor
dan tanggal surat tersebut.
3) Alinea Isi (Tubuh)
memuat beberapa hal berikut:
§ Informasi tanggal
pengiriman dan perkiraan sampai
§ Menyebutkan kembali
jumlah barang yang dipesan, merk, harga satuan
§ Jumlah terbayar
setelah dipotong discount
§ Uang muka yang
telah diterima sambil mengingatkan pelunasan sisa uang yang harus dibayar
§ Kode-kode barang
dalam peti
§ Lampiran yang
disertakan
4) Aline Penutup
Berisi ucapan terima kasih, harapan agar puas dengan barang kiriman
sekaligus menunggu pesanan selajutnya.
5) Lampiran
Melampirkan dokumen niaga berupa: kopi faktur, packing list,
surat jalan.
Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang (SPPB)
PT GRAMEDIA
Jalan Matraman Raya Nomor 5
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No. :
125/G/V/14 2
Mei 2014
PT Padang Bulan
Jalan P. Andalas Nomor 2
Sumatera Selatan
Hal :
Kiriman mesin Tik Elektronik
Dengan hormat,
Surat pesanan Saudara Nomor
251/PB/AS/IV/14 tanggal 18 April 2014 tentang pesanan mesin tik telah kami
terima.
Sesuai permintaan, barang pesanan
tersebut telah kami kirim, hari ini tanggal 2 Mei 2014 dengan Kijang box B 2774
AW dan diperkirakan akan sampai pada sore hari itu juga.
Agar terjadi salah paham, kami
jelaskan kembali bahwa pesanan Saudara:
a. 100 buah mesin tik
elektronik Remington @Rp 1.200.000,00, dikemas dalam peti dengan kode R1-10.
b. 100 buah mesin tik
elektronik Olympic @Rp 1.500.000,00, dikemas dalam 10 peti besar
kode 01-10.
Uang muka sebesar Rp 50.000.000,00
(lima puluh juta rupiah) telah kami terima. Mohon sisanya dilunasi setelah
barang tiba.
Semoga Saudara puas dengan
baranng-barang kiriman dan kami menunggu pesanan selanjutnya, terima kasih.
Hormat kami,
Adi Setiawan, S.H.
Manager Penjualan
Lampiran:
1. Kopi faktur
2. Packing list
3. Surat jalan
Tembusan: Keuangan
Surat Pengantar Barang (SPB)
Selain surat pemberitahuan pengiriman
barang, dikenal juga jenis surat niaga lain yang berkaitan dengan pengiriman
barang, yaitu surat pengantar barang (SPB). Surat pengantar barang disebut juga
surat jalan. Surat in memiliki fungsi:
a. Sebagai bukti
penyerahan dan tanda terima barang
b. Untuk menjamin bila
ada pemeriksaan dalam perjalanan
Jenis angkutan dan surat yang
dipergunakan:
a. Untuk angkutan
darat disebut surat pengantar barang
b. Untuk angkutan laut
disebut konosemen atau Bill of Lading atau surat muatan
c. Untuk angkutan
melalui udara dengan dokumen Air Way Bill (AWB)
Macam-macam Konosemen:
1) Konosemen dengan
nama atau konosemen recta, yaitu hanya yang tercantum dalam
konosemen itu yang berhak menerima
2) Konosemen kepada
order artinya barang dapat diserahkan kepada orang lain dengan endosemen
(keterangan hak diserahkan kepada orang lain)
3) Konosemen dengan
nama atau order artinya dapat diterimakan kepada yang namanya tercantum atau
dengan endosemen
4) Konosemen kepada
siapa yang membawa, artinya bisa diserahkan begitu saja
Contoh Surat Pengantar Barang (SPB)
PT DWITAMA
Jalan Malioboro Nomor 15
YOGYAKARTA
_________________________________________________________________________
Order
Nomor: Yang
terhormat,
………………..
Harap diterima barang-barang di bawah ini:
|
No. |
Jumlah |
Satuan |
Jenis
Barang |
Keterangan |
|
|
Jakarta, …………………….
Penerima Pengirim
_______________ _____________
6. Surat Klaim dan
Penyelesaiannya
Surat Klaim
Dalam kegiatan bisnis, surat klaim
diajukan oleh pihak pembeli. Surat ini terjadi atau dibuat karena ada masalah
di dalam suatu transaksi bisnis.
Beberapa hal yang menjadi penyebab
terjadinya klaim antara lain:
a. Keterlambatan
pengiriman barang
b. Barang pesanan
tidak sesuai dengan contoh yang pernah dikirim (kualitas lebih rendah)
c. Barang pesanan
rusak atau cacat
d. Jumlah yang dipesan
kurang atau tidak lengkap
e. Merk berbeda dengan
yang dipesan
Hal-hal di atas mengakibatkan
timbulnya tuntutan atau klaim, misalnya:
1) Membatalkan pesanan
2) Minta ganti rugi
3) Minta potongan
harga
4) Barang minta dibuka
5) Minta tambahan
barang sesuai dengan kekurangan
6) Minta dikirim
tenaga teknisi (pembelian kapal, pesawat, AC, dan sebgainya)
Syarat-syarat pengajuan klaim
Mengajukan klaim harus dilakukan
secara hati-hati sehingga tidak terjadi salah paham. Oleh karena itu, harus
diselidiki lebih dahulu dan data-data pendukung harus dipersiapkan
selengkap-lengkapnya, tidak hanya bersifat emosional saja. Ini perlu diusahakan
agar hubungan kerja/dagang tetap berjalan (tidak putus). Bila perlu dan
memungkinkan diadakan musyawarah untuk mencari penyelesaian yang terbaik, dan
dihindari sengketa jangan sampai ke pengadilan. Klaim dapat diajukan kepada
penjual, pengangkut barang atau kepada asuransi yang menanggung barang.
Sebaiknya diajukan segera setelah diketahui ada persoalan.
Ada beberapa hal yang tidak bisa
diklaim, misalnya: barang yang rusak secara alami, berat barang menurun karena
semakin kering (misalnya: cengkeh, tembakau dan sebagainya).
Cara Menyusun
1) Hal: Klaim atas
Barang Kiriman (Pesanan)
2) Alinea Pembuka
Menyampaikan ucapan terima kasih atas barang yang telah diterima dan
informasi waktu penerimaan.
3) Alinea Isi (Tubuh),
bagian ini memuat hal-hal berikut:
§ Setelah
diteliti/dicoba/dihidupkan/dihitung kami kecewa karena….
§ Kami minta ganti
rugi berupa…./kami minta tukar dengan yang baru dan sebagainya
§ Sebagai bukti,
bersama ini kami lampirkan surat dari kepolisian…. (kalau ada)
4) Alinea Penutup
Alinea penutup biasanya memuat tindak lanjut atau akibat dari kesalahan,
dapat pula berupa sanksi/ancaman, misalnya: sisa pembayaran akan kami
selesaikan setelah klaim diselesaikan, akan membatalkan pembelian, jika klaim
tidak segera ditanggapi, dsb.
5) Lampiran
Memuat dokumen yang ada.
Contoh Surat Klaim
HOTEL BANDUNG PLAZA
Jalan Bumi Siliwangi No. 12
BANDUNG
_________________________________________________________________________
No.: 117/HBP/K/V/14 5 Mei 2014
PT Apolo Indah
Jalan Gajah Mada 115
Jakarta
Hal: Klaim atas Air Conditioning
Dengan hormat,
Kiriman Saudara berupa 10 unit Air
Conditioning merk Apollo sesuai pesanan kami No.116/HBP/P/V/14, tanggal 1 Mei
2014 telah kami terima.
Setelah beberapa hari AC tersebut
digunakan, ternyata 2 unit AC dari 10 unit yang Saudara kirim macet dan
motornya sering mati. Selain itu, walaupun AC dihidupkan, udara tetap tidak
sejuk.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami
harap agar Saudara mendatangkan montir untuk memperbaiki dan memeriksa AC yang
belum dipasang.
Berikut ini kami lampirkan fotokopi
pesanan.
Harap Saudara segera mengirimkan montir
untuk memperbaiki AC tersebut. Terima kasih.
Hormat kami,
Ani Atih, S.E.
Manager Pembelian
Lampiran: Fotokopi surat pesanan
Tembusan:
1. Bag. Keuangan
2. Bag. Pembelian
A/a
Surat Penyelesaian Klaim
Bila terjadi suatu klaim, tindakan
yang seharusnya dilakukan adalah:
a. Menyelidiki
kebenaran tuntutan
b. Tidak emosional
c. Kalau benar,
diselesaikan secara musyawarah
d. Kalau tidak benar,
perlu memberi penjelasan dan alsan yang tepat
Berikut adalah beberapa contoh alasan
yang dapat disampaikan.
a. Kerusakan bukan
disebabkan karena kesalahan kami, melainkan kesalahan dari perusahaan pengirim
(kargo), silahkan menghubungi perusahaan pengirim yang bersangkutan, alamat
terlampir.
b. Kami minta maaf
tidak bisa menanggapi klaim Saudara, mengingat kekurangan berat barang terjadi
karena penyusutan/penguapan kadar air.
Cara Menyusun
1) Hal: Jawaban
Tuntutan Klaim Barang Kiriman
2) Alinea Pembuka
Menyampaikan informasi bahwa surat klaim telah diterima dan menyebutkan
nomor dan tanggal surat tersebut.
3) Alinea Isi (Tubuh)
Berisi informasi yang menyampaikan tanggapan, antara lain:
a. Kalau mengakui
kesalahan:
Ungkapan pengakuan kesalahan dan permintaan maaf, atau menawar dengan
kesediaan akan menanggung sebagian dan memberikan penjelasan tentang alasan.
Misalnya:
Setelah diteliti ternyata kesalahan ada dipihak kami. Untuk itu, kami
minta maaf dan tuntutan kami terima. Kami akan segera menyelesaikannya. Terima
kasih atas pengertian Anda. Semoga kita tetap bisa membina kerja sama.
b. Kalau menolak
Berikan penjelasan alasan penolakan klaim dengan jelas, bila perlu
disertai bukti.
Misalnya:
Setelah kami teliti, ternyata kesalahan bukan ada pada pihak kami. Kami
telah melakukan pengepakan dan penggiriman sesuai aturan. Namun pegawai Saudara
yang kurang berhati-hati dalam melakukan pembongkaran. Oleh karena itu, kami
berpendapat bukan menjadi tanggung jawab kami lagi.
c. Kalau salah alamat
Sebutkan instansi mana yang bertanggung jawab, bila memungkinkan berikan
penjelasan bahwa siap membanu pengurusannya.
Misalnya:
Setelah kami teliti, ternyata terletak pada proses pengiriman barang.
Sedangkan kami hanya bertanggung jawab terhadap penyediaan barang. Oleh karena
itu, kami persilahkan Saudara menghubungi pihak Biro Jassa Pengiriman Barang
pada alamat terlampir.
4) Alinea Penutup
Bisa berupa ungkapan permintaan maaf, pengertian, dan kesediaan memenuhi
tuntutan.
Contoh Surat Penyelesaian Klaim
PT APOLLO INDAH
Jalan Gajah Mada 115
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No.: 92/AI/JK/V/14 6 Mei 2014
HOTEL BANDUNG PLAZA
Jalan Bumi Siliwangi No. 12
BANDUNG
Hal: Jawaban Klaim
Dengan hormat,
Surat tuntutan Saudara No. 117/HBP/K/V/14, tanggal 5 Mei 2014, perihal
Air Conditioning, telah kami terima.Setelah kami adakan pengecekan, memang
terdapat kekusakan pada mesin AC tersebut. Untuk itu kami meminta maaf.
Sehubungan AC masih dalam waktu garansi, maka kami menyetujui tuntutan
Saudara. Secepatnya kami akan mendatangkan montir ke hotel Saudara.
Harapan kami peristiwa ini tidak mengakibatkan terganggunya hubungan
kerjasama kita. Terima kasih.
Hormat kami,
Adi Setiawan, S.H.
Manager Penjualan
Tembusan:
1. Bag. Keuangan
2. Bag. Pengiriman
A/a
7. Surat Tagihan dan
Jawabannya
Surat Tagihan
Tagihan terjadi karena pihak pemesan tidak
melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakantan. Misalnya menunda pembayaran
atau bahkan mundur cukup lama tanpa ada pemberitahuan atau alasan yang pasti.
Ada beberapa tahapan pengiriman surat
tagihan, mulai dari tagihan pertama hinngga ketiga. Apabila setalah surat
tagihan ketiga, pembeli tetap tidak memberikan tanggapan, persoalan
utang-piutang bisa diserahkan ke bank melalui inkaso. Bila hal ini juga tidak
diindahkan, maka langkah terakhir yang ditempuh adalah mengajukan surat gugat
ke pengadilan negeri setempat.
Cara Menyusun
1) Hal: Tagihan Faktur
Nomor….
2) Alinea Pembuka
Akan melakukan tutup buku, ditemukan faktur yang belum diselesaikan
pembayaran dll atau batas waktu pembayran telah lewat, namun tidak ada kabar
apapun dsb.
3) Aline Isi (Tubuh)
a. Permintaan agar
faktur terutang segera dibayar
b. Informasi bahwa
penulis melampirkan faktur dan kopi pesanan
4) Alinea Penutup
Permintaan penyelesaian pembayaran faktur terutang dan penyampaian
ucapaan terima kasih.
Contoh Surat Tagihan
PT IMAMORA MOTOR
Jalan Jend. Sudirman Kav. 25-27
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No.: 28/IM/V/14
25 Mei 2014
PT Suralaya
Jalan Kalijati No. 15
Subang
Hal: Tagihan Faktur No. 07/08
Dengan hormat,
Dengan ini, kami beritahukan kepada Saudara bahwa terdapat faktur dengan
No. 07/08, sebesar Rp. 2.250.000,00 (dua juta dua ratus lima puluh ribu rupiah)
yang belum dibayar. Seharusnya angsuran tersebut sudah dilunasi sejak 5 hari
yang lalu.
Sehubungan dengan hal itu, kami harap agar Saudara segera melunasi
kekurangan tersebut melalui rekening kami.
Berikut ini kami lampirkan fotokopi pesanan dan faktur tersebut.
Penyelesaian pembayaran Saudara kami tunggu secepatnya. Terima kasih.
Hormat kami,
Ani Atih, S.E.
Manager Penjualan
Lampiran
1. Fotokopi Pesanan
2. Faktur
Tembusan: Bag. Keuangan
A/a
Jawaban Surat Tagihan
Biasanya seorang pembeli akan segera
menanggapi surat tagihan petama. Hal ini dilakukan agar hubungan kerja sama
bisa tetap terjalin dan agar memberikan kesan yang baik.
Ada beberpa hal yang disampaikan alam
menjawab surat tagihan yang pertama:
1) Mengakui kelalaian
dengan menyampaikan alas an dan kesanggupan akan segera menyelesaikan
kewajiban.
2) Mengakui kelalaian
dan menyampaikan alasan, namun meminta diberi waktu untuk menunda pembayaran.
3) Setelah melakuakn
pengecekan, menyampaikan bahwa faktur tersebut sesungguhnya telah dilunasi dan
mengirim bukti-bukti pelunasan faktur itu.
Cara Menyusun
1) Hal: Tagihan
Faktur….
2) Alinea Pembuka
Menyebutkan nomor dan tanggal surat tagihan yang telah diterima.
3) Alinea Isi (Tubuh)
a. Mengakui kelalaian
dan menyampaikan alsan serta permintaan maaf atas kelalaian.
b. Bila meminta
penundaan, sebutkan kapan waktu yang dijanjikan, dan melaui apa uang akan
dikirim.
4) Alinea Penutup
Ucapan terima kasih atau harapan terkabulnya permintaan penundaan, serta
harapan agar hubungan bisnis tidak terganggu atas kelalaian tersebut.
Contoh Jawaban Surat Tagihan
PT INDAH SENTOSA
Jalan Persada Jaya II Nomor 45
Jati Barang-Jawa Barat
_________________________________________________________________________
No.:
34/JST/V/14 30
Mei 2014
Yang terhormat,
Direktur PT Berlian Kencana
Jalan Pademangan Raya 43
Jakarta
Hal : Tanggapan
Tagihan Faktur No. 05/06
Dengan hormat,
Surat
tagihan Saudara No. 27/ST/V/14 tanggal 28 Mei 2014 telah kami terima.
Kami mengakui telah melakukan kelalaian dengan menunda pembayaran faktur
No. 05/06 sejumlah Rp. 3.500.000,00 (tiga juta lima ratus ribu rupiah). Hal
tersebut terjadi karena kami baru mengalami musibah kebakaran pada toko kami
(bukti laporan polisi terlampir). Untuk itu kami mohon maaf dan mohon
pengertian Saudara.
Sisa
pembayaran tersebut telah kami lunasi pada tanggal 29 Mei 2014 dan kami
lampirkan kopi bukti pembayaran tersebut.
Semoga hal ini tidak mengecewakan Saudara apalagi menyebabkan
terganggunya hubungan bisnis kita. Atas pengertian Saudara, kami sampaikan
terima kasih.
Hormat kami,
Adi Setiawan, S.H.
Direktur
Lampiran: Kopi Laporan Polisi dan Kopi Bukti Pembayaran
Tembusan: Bagian Keungan
8. Surat Pesanan
Secara Kredit
Apabila penjual akan memberikan
kredit kepada calon pembeli, biasanya ada beberapa persyaratan yang harus
diperhatikan, antara lain:
a. Bagaimana kemampuan
calon pembeli dalam hal keuangan, berapa penghasilan perbulan.
b. Karakter calon
pembeli.
c. Jaminan yang
dimiliki
d. Berapa uang muka
yang akan dibayar dan berapa kali akan diangsur.
e. Referensi Bank dan
perorangan yang bergerak di bidang bisnis, dapat juga perserikatan dagang.
Cara Menyusun
1) Hal: Pesanan Secara
Kredit
2) Alinea Pembuka
Dapat diisi sumber informasi yang diperoleh, dan mengapa berminat dengan
barang tersebut.
3) Alinea Isi (Tubuh)
a. Menyebutkan jumlah
barang, harga satuan dan jumlah harga yang harus dibayar.
b. Kesangguapn
pembayaran uang muka dan berapa kali sisa pembayaran akan diangsur.
c. Mencantukan:
§ Bank sebagai
referensi serta alamatnya
§ Nama orang atau
perserikatan dagang
4) Alinea Penutup
Ucapan terima kasih dan harapan dapat menunggu keputusan.
Contoh Surat Pesanan Pembelian Kredit
PT SURYA KENCANA
Jalam Kemuning Nomor 5
SALATIGA
_________________________________________________________________________
No.:
265/SK/PS/VI/14 7
Juni 2014
PT Gema Electronic
Jalan Wahid Hasyim No. 89
Jakarta Pusat
Hal : Pesanan
Secara Kredit
Dengan hormat,
Setelah membaca iklan di harian kompas tanggal 6 Juni 2014 pada harian
Kompas tentang produk Sony.
Mengingat berbagai pertimbangan, kami bermaksud memesan secara kredit beberapa
produk Sony berupa:
a. 50 Radio Sony FH-B
771 @Rp. 800.000,00 = Rp. 40.000.000,00
b. 50 TV Color Sony
14” @Rp. 600.000,00 = Rp. 30.000.000,00
c. 50 Video Sony
F-597 @Rp. 900.000,00 = Rp.
45.000.000,00
Total
= Rp. 115.000.000,00
Kami sanggup membayar uang muka Rp. 15.000.000,00 (lima belas juta
rupiah) dan sisanya akan kami angsur setipa bulan sebesar Rp. 10.000.000,00
(sepuluh juta rupiah) atau sepuluh kali angsuran, dimulai satu bulan setelah
barang kami terima.
Berhubung baru pertama kali mengadakan hubungan dagang, kami ajukan
sebagai referensi:
1. Bank Dagang Negara,
Jl. Jatinegara Timur No. 14, Jakarta
2. Bapak Sutaryo,
S.E., Durektur PT Kencana Surya, Jl. Pakubuwono V/2, Jakarta Selatan.
Demikian permohonan kami, konfirmasi dari Bapak sangat kami harapkan.
Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Ani Atih, S.E.
Direktur
Tembusan: Bagian Pembelian
9. Surat Permintaan
Referensi dan Tanggapannya
Surat Referensi
Surat referensi adalah surat yang
berisi penilaian pihak ketiga kepada pihak pertama tentang bonafod tidaknya
seseorang/badan usaha/organisasi. Surat ini dibuat atas permintaan pihak kedua,
karena pihak kedua akan mengambil keputusan meluluskan atau menolak permintaan
pihak pertama (misalnya, pembelian secara kredit). Sifat referensi adalah
sangat rahasia.
Cara Menyusun
1) Hal: Permintaan
Referensi atas nama PT….
2) Alinea Pembuka
Menyebutkan bahwa telah diterima surat pembelian barang dengan
permintaan pembayaran secara kredit dari suatu perusahaan, jumlahnya cukup
besar dan menyebut seseorang sebagai referensinya.
3) Alinea Isi (Tubuh)
a. Bila disetujui
minta diterbitkan refernsi atas nama PT tersebut.
b. Semua keterangan
yang diberikan akan dirahasiakan, sekaligus melampirkan kopi pesanan pembelian
secara kredit.
4) Alinea Penutup
Menunggu jawaban dengan ucapan terima kasih.
Contoh Surat permintaan Referensi
PT INDO MOTOR
Jalan Gajah Mada No. 9
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No.: 012/IM/PR/V/14
4 Mei 2014
Yang terhormat
Pimpinan Gama Motor
Jalan Ir. H. Juandan No. 8
Jakarta
Hal: Permintaan Referensi a.n. PT Intan Motor
Dengan hormat,
PT Intan Motor mengajukan pembelian secara kredit dan dalam jumlah
besar.
Apabila Saudara tidak keberatan, kami harap Saudara dapat memberikan
referensi atas nama PT Intan Motor mengenai informasi tanggung jawab dalam
memenuhi kewajibannya.
Informasi yang Saudara berikan akan kami rahasiakan.
Agar lebih jelas, berikut ini kami lampirkan fotokopi pesanan
tersebut.
Informasi Saudara kami tunggu. Terima kasih.
Hormat kami,
Ani Atih, S.E.
Direktris
Lampiran: Fotokopi Pesanan
Tembusan: Administrasi
A/a
Jawaban Referensi
Bila ada permintaan refernsi,
biasanya akan segera dijawab agar tidak menghambat kegiatan perdagangan. Namun
apabila tidak cukup informasi yang dapat diberikan sebagai bahan pertimbangan,
maka permintaan tersebut bisa ditanggapi secara terus terang. Yang jelas isi
refernsi bersifat informatif dan tidak melebih-lebihkan. Ada beberapa jawaban
referensi: positif, netral, dan negatif.
Cara Menyusun
1) Hal: Jawaban
Referensi atas nama PT….
2) Alinea Pembuka
Menyebutkan nomor dan tanggal permintaan referensi yang telah diterima.
3) Alines Isi (Tubuh)
a. Bila Positif
Mengakui bahwa PT…. memang sebagai rekanannya, transaksi selalu beres, membayar
sesuai kesepakatan, tidak pernah ada masalah.
b. Bila Netral
Tidak berani memberi referensi, karena belum lama menjadi nasabah, atau
sebagai nasabah yang bersangkutan sudah tidak aktif lagi, atau setelah dicari
di buku, nama PT tersebut tidak tercantum sehingga tidak dapat memberi
referensi.
c. Bila Negatif
Memang nasabah kami, catatabn keuangan kurang baik, pernah menunggak
tanpa pemberitahuan, dan tidak kooperatif saat ditagih.
4) Alinea Penutup
Berisi ucapan terima kasih.
Contoh Surat Jawaban Referensi
PT GAMA MOTOR
Jalan Ir. H. Juanda No. 8
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No.: 013/GM/R/V/14 5 Mei 2014
Yang terhormat
Pimpinan PT Indo Motor
Jalan Gajah Mada No. 9
Jakarta
Hal: Jawaban Referensi a.n. PT Intan Motor
Dengan hormat,
Surat permintaan referesi Saudara atas nama PT Intan Motor, No.
012/IM/PR/V/14, tanggal 4 Mei 2014, telah kami terima.
Setelah kami teliti, PT Intan Motor sudah lama tidak aktif sebagai
nasabah kami. Untuk itu kami tidak dapat memberikan referensi, karena kami
tidak memiliki cukup informasi untuk dijadikan bahan referensi.
Harapan kami Saudara dapat memakluminya. Terima kasih.
Hormat kami,
Adi Setiawan, S.H.
Direktur
Tembusan: Administrasi