Proses Komunikasi Bisnis
Proses komunikasi adalah sebagai
berikut:
- Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan
atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation
ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
- Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber
menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda
atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan
diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message
adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk
bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa
isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.
- Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi
(encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan
cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan
tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel
atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu
pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap
muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis
meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat
mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP
(overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran
komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai
kepada penerima seperti yang dikehendaki.
- Langkah keempat perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu
bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik,
karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang.
Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran
interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman
(understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya
terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan
menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan
respons terhadap pesan tersebut.
- Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang
memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah
disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari
penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata
ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan
tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat
dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.
Fungsi Komunikasi Bisnis
Dalam suatu organisasi baik yang
berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga
tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai
suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).
Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat
memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara
lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai
perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.
Orang-orang dalam tataran manajemen
membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna
mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan
(bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan
kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan
peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua
lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif
ini, yaitu:
- Atasan atau orang-orang yang berada dalam
tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk
mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka
juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah,
sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis
atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk
menjalankan perintah banyak bergantung pada:
1.
Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan
perintah.
2.
Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
3.
Kepercayaan bawahan terhadap atasan
sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
4.
Tingkat kredibilitas pesan yang
diterima bawahan.
- Berkaitan dengan pesan atau message.
Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya,
bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang
boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi,
kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang
diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka
untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan
yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang
lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya.
Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan
saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan
dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus
dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan
oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi
selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.
Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang
lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Manfaat Komunikasi Bisnis
Manfaat internal
Komunikasi yang efektif di perusahaan
dapat mendukung karier para eksekutif perusahaan. beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam mempromosikan level karir eksekutif agar proses komunikasi
berjalan dengan baik, yaitu:
1.
Kemampuan manajemen
2.
Ambisi untuk bergerak maju
3.
Kepercayaan
4.
Kemampuan untuk bekerja keras
5.
Kemampuan untuk membuat keputusan yang
tepat
6.
Latar belakang akademis
7.
Kemampuan berkomunikasi secara efektif
8.
Menarik
Manfaat eksternal
Membangun komunikasi bisnis yang baik
dengan pihak ketiga akan berdampak positif pada keberhasilan bisnis dan upaya
membangun citra perusahaan di mata masyarakat. Komunikasi bisnis yang baik
tentunya akan berdampak baik pada peningkatan keberhasilan bisnis perusahaan.
Komunikasi Bisnis dan E – Commerce
Perdagangan sebenarnya merupakan
kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan
perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa
berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini
adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala
bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan
media elektronik.. Media elektronik yang popular digunakan saat ini adalah
internet. Perkembangan teknologi di masa mendatang, memberikan kemungkinan yang
terbuka untuk penggunaan media lain selain internet.
Di dalam e-commerce, para pihak yang
melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan melalui suatu
jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan
media internet. E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menghubungkan
perusahaan, konsumen dan suatu komunitas melalui transaksi elektronik serta
perdagangan barang, layanan dan informasi yang dilakukan secara elektronik.
E-commerce digunakan sebagai transaksi bisnis antara perusahaan yang satu
dengan perusahaan lainnya, antara perusahaan dengan pelanggan (pelanggan), atau
antara perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam pelayanan publik. Sistem
E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu :
Electronic Markets (EMs)
yaitu sebuah sarana yang menggunakan
teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran
dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam
harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem
informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para
penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang
ditawarkan. Keuntungan fasilitas EMs bagi pelanggan terlihat lebih nyata dan
efisien dalam hal waktu, sedangkan bagi penjual, ia dapat mendistribusikan
informasi mengenai produk dan service yang ditawarkan dengan lebih cepat
sehingga dapat menarik pelanggan lebih banyak.
Elektronic Data Interchange (EDI)
adalah sarana untuk mengefisienkan
pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar
antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh
International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer data
terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari
satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media
elektronik”. EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya digunakan oleh kelompok
retail besar, ketika melakukan transaksi bisnis dengan para supplier mereka.
EDI memiliki standarisasi pengkodean
transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat
berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang
lain, tanpa memerlukan hardcopy atau faktur, sehingga terhindar dari penundaan,
kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari
manusia. Keuntungan menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat,
mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, respon dan pengiriman faktur yang cepat
dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.
Internet Commerce
adalah penggunaan internet yang
berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan.
Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa.
Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian
barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang
ditransfer ke rekening penjual